‘Inkoop komt pas goed van de grond als je verticaal en horizontaal samenwerkt’

Experts
Kathalijne van den Brekel
Kathalijne van den Brekel
Adviseur Mens & Organisatie
Gaby van der Peijl
Gaby van der Peijl
Adviseur opdrachtgeverschap & inkoop

4 jaar geleden startte Rogier Fabels als manager Inkoop bij Staedion in Den Haag. Sindsdien zet de corporatie grote stappen in professioneel opdrachtgeverschap en inkopen. Op 2 juni 2022 deelt hij in een masterclass de route die Staedion heeft afgelegd.

Wat is jouw verhaal in het kort?

‘Staedion verhuurt meer dan 40.000 woningen en panden. In 2021 gaven we circa 170 miljoen euro uit aan ruim 1.000 leveranciers. De complexiteit achter professioneel opdrachtgeverschap en inkopen is dus groot. We waren een decentraal "gedesorganiseerde" inkooporganisatie. Nu hebben we een centraal gecoördineerde inkooporganisatie en kopen we steeds vaker op eenduidige wijze in. Dat levert heel veel op.’

Wat bedoel je met ‘gedesorganiseerd’?

‘Neem de contracten met 30 verschillende schoonmaakbedrijven voor ruim 19.000 verschillende schoonmaaklocaties. Behalve de vele maandelijkse facturen om te verwerken, waren er centraal vaak geen afspraken vastgelegd over de inhoud. Die waren vast wel gemaakt, maar zaten in iemands hoofd. Veel draaide op impliciete kennis. Dat was de eerste stap die anders moest. Vervolgens moet je, nadat het contract is gesloten, de afspraken beheren: zorgen dat er gedaan wordt wat met elkaar is afgesproken. Zonder een centrale registratie van eenduidige contractafspraken was het onmogelijk contracten goed te beheren. Dat kan natuurlijk niet, zeker niet vanuit het perspectief van de huurder, want die betaalt immers de rekening. Ook daar hebben we inmiddels een positieve ontwikkeling doorgemaakt.’

Lees verder onder de quote.

Vaak wordt er heel hiërarchisch gewerkt. Staedion werkt nu verticaal én horizontaal samen.
Rogier Fabels
Rogier Fabels
Manager Inkoop bij Staedion

Hoe werken jullie nu gestructureerd?

‘Wij gebruiken de OGSM-methode: een businessplan (Objective, Goals, Strategies en Measures) op 1 A4, opgesteld met alle stakeholders. Samen hebben we keuzes gemaakt over hoe we beter kunnen presteren. Een van de 5 strategieën binnen dit plan is dat leveranciers zich gedragen en presteren als een verlengstuk van Staedion, door krachtig contractmanagement. Het plan op 1 A4 maakt onderdeel uit van ons geupdatete beleid voor professioneel opdrachtgeverschap en inkoop.'

'Nieuwe werkwijzes noemen we organisatiemechanismes en zetten we vervolgens op elk onderdeel van de Staedion-organisatie in. De manier waarop je een contract beheert is bijvoorbeeld zo’n mechanisme. We maken nu voordat een inkooptraject of aanbesteding start, een projectgroep met alle stakeholders, intern en extern. Met die groep komen we tot eenduidige afspraken. Waar nodig registreren we die in een centraal, digitaal systeem.’

Kijk ook eens bij

Welke tip wil je corporaties meegeven?

‘Vaak zie je dat corporaties een werkwijze uniform maken voor één bedrijfsonderdeel. Het is slim om dat voor de hele corporatie te doen. En er wordt vaak nog op enkel verticale wijze samen gewerkt. Staedion werkt steeds vaker verticaal en horizontaal samen. Dat is een wezenlijk verschil. Het is, in mijn opinie, nodig dat je iedereen op een gelijkwaardige manier inspraak geeft, zodat je ieders perspectief terugziet. Pas dan komen opdrachtgeverschap en inkoop echt goed van de grond. Tegelijk wil ik in deze masterclass kwetsbaar zijn, want ook Staedion is er nog lang niet. Maar graag deel ik hoe je de verandering in gang kunt zetten.’

Het levert veel op, zei je al. Wat precies?

‘Je creëert waarde op meerdere fronten. In versnellen, innovatie, technologie, duurzaamheid en het beperken van risico’s. En uiteindelijk bespaart het absoluut ook kosten. Daarnaast zie ik dat mensen zich heel betrokken voelen, omdat ze een bijdrage leveren aan wat er met elkaar bedacht is. Misschien is dat wel het grootste succesverhaal.’