€ 0 meerwerk van de accountant dankzij handige jaarafsluitingstool

Het balletje ging rollen toen toezichthouder VTW wilde weten waarom de accountskosten van corporaties steeds hoger werden, steekt Johan Oosterhoff van wal. Hij is directeur-bestuurder van Patrimonium in Urk en penningmeester van het MKW Platform van zo’n 100 middelgrote en kleine woningcorporaties binnen Aedes. ‘Het meerwerk van accountants loopt enerzijds op door allerlei nieuwe regels’, vertelt Oosterhoff. ‘Maar er is ook veel potentie bij corporaties om het proces rond de jaarrekening te optimaliseren.’ Hij kwam op het spoor van EQili, een bedrijf dat een jaarafsluitingstool heeft ontwikkeld.

Oosterhoff vroeg binnen MKW wie zin had om mee te denken over een gezamenlijke verkenning van de mogelijkheden met EQili. Rob Boogaard, Manager Financiën van Clavis in Terneuzen en Sluiskil, reageerde enthousiast. ‘Ik kende EQili; in een eerdere baan in de gezondheidszorg heb ik deze geïmplementeerd. Clavis had vaak een meerwerknota van de accountant, omdat de processen niet goed gestructureerd waren. We werkten ook nog veel met Excel-lijstjes. De prijs voor een tool als EQili was voor een kleine corporatie als de onze echter te hoog. Dus toen Johan met een gezamenlijk plan kwam waarbij we de kosten konden delen, werd het ook voor ons interessant.’

Oosterhoff toetste het idee bij een aantal accountantskantoren. Zij moeten er immers mee kunnen werken. ‘Ze juichten het alleen maar toe. Veel accountants kennen het al. Bovendien is meerwerk voor een accountant ook niet fijn, aangezien het de drukste tijd van het jaar is en ze met personeelstekorten kampen.’

Inmiddels hebben zowel Patrimonium als Clavis de tool voor de jaarafsluiting van 2021 gebruikt. Boogaard: ‘1 van mijn medewerkers kende het programma al. EQili is een gebruiksvriendelijk systeem en makkelijk te implementeren. Je hebt het balansdossier direct in beeld. En doordat een collega alles moet reviewen, zit er ook een controlefunctie in. We zijn af van de Excel-lijstjes.’ Hij had een continu helder overzicht van wat er was opgeleverd omdat alles via het systeem gaat. Daardoor verliep ook de communicatie met de accountant veel beter.

Achteraf kreeg hij zelfs een compliment van de accountant. ‘Dit was het beste traject dat ze hadden doorlopen. Het was een soepel proces: alles was op tijd klaar, met onder aan de streep € 0 meerwerk. We betalen € 3.000 per jaar voor de tool en er zijn geen meerwerkkosten – een duidelijke win-win.’

Boogaard wil nu behalve de jaarrekening ook de Prognose-informatie (dPi), de Verantwoordingsinformatie (dVi) en de interimcontrole in de tool opnemen. Ook Oosterhoff ziet EQili als een groeimodel. ‘Ik zou ook de vaste interne controles, bijvoorbeeld rond verkoop van woningen en inkoop, erin willen zetten.’ Een beperking is dat Patrimonium en Clavis, doordat ze de kosten delen, op 1 platform werken. Ze werken in dezelfde klantomgeving – uiteraard met eigen inloggegevens – maar daarom moeten ze wel dezelfde toepassingen gebruiken.

Oosterhoff vindt dat dat geen probleem moet vormen. ‘Deze samenwerking is een geweldig voorbeeld van standaardiseren. We doen als corporaties op zo veel vlakken hetzelfde. Samen optrekken scheelt ontzettend veel geld.’ Boogaard beaamt dat: ‘Je kunt snel en eenvoudig aanhaken. Er staat een standaard, kijk of dat bij je past. De investering heb je snel terugverdiend.’

Wat kan een bezwaar zijn? Diverse corporaties die Oosterhoff vroeg om mee te doen, gaven aan daarvoor geen tijd te hebben. Ook denkt hij dat directeur-bestuurders of financieel managers soms liever niet toegeven dat processen misschien beter kunnen. ‘Maar dit is zo’n typisch voorbeeld van iemand die verwoed een kar met vierkante wielen probeert vooruit te krijgen: neem éven de tijd om er ronde wielen onder te zetten en je staat versteld van het voordeel.’

Neem contact op met Johan Oosterhoff via [email protected] of Rob Boogaard via [email protected].