Een visie op opdrachtgeverschap, inkoop en aanbesteden is noodzakelijk, aldus de Governancecode Woningcorporaties. Het Aedes Inkoopgroeimodel helpt om de ambities voor die onderwerpen scherp te krijgen, maar vooral ook om stappen te zetten.
Goed op weg
Liesbeth Groeneveld is sinds 2019 bestuurder bij Woonkracht10 en verantwoordelijk voor inkoop. ‘Het verbaasde mij destijds dat opdrachten soms werden verstrekt op voorwaarden van de leverancier. Bas Masson is inkoper en met name gericht op vastgoed, de grootste uitgavenstroom. Ik ging met hem in gesprek, om te kijken of we zijn rol kunnen verbreden en inkoop verder kunnen professionaliseren. Het is echter een veel te grote kluif voor 1 persoon, dus vorig jaar hebben we inkoper Romy van Gent aangenomen. Afgelopen zomer zijn Bas en Romy, op eigen initiatief, aan de slag gegaan met het Inkoopgroeimodel.’
Bas is een ervaren inkoper. Wat bracht het Inkoopgroeimodel hem? ‘Collega’s krijgen inzicht in waar wij staan en het ondersteunt mij om hen mee te nemen in onze visie op inkoop. Zo wordt die breder gedragen.’ Hij betrok diverse collega’s bij het invullen van het model. ‘2 bestuurders, alle managers, en de teamleiders van het bedrijfsbureau en de ICT-afdeling. Dat geeft bij elkaar een goed, reëel beeld. We hebben een vergelijkbaar gevoel over hoe ver zijn we in de inkoopvolwassenheid: we scoorden een 2,65. Dat betekent dat we mooi op weg zijn om onze ambities te behalen.’
Inkoopkalender en standaarddocumenten
De vraag is wat Woonkracht10 nodig heeft om naar inkoopvolwassenheidsfase 3 te groeien. Bas: ‘We hoeven geen nieuwe zaken meer te ontwikkelen. We doen al aan categoriemanagement en jaarlijks maken we een spendanalyse. We moeten vooral processen en documenten beter organiseren en inzichtelijk maken. Ook nemen we de organisatie hierin mee.’
Bas werkt nu aan een inkoopkalender, waarmee aan het begin van het jaar wordt nagedacht welke inkooptrajecten boven de € 50.000 komen en wie daarbij in de lead is. Ook maakt hij een inkooptoolbox en standaardiseert hij documenten. De verdere inrichting van het leveranciersmanagementsysteem vindt nu plaats.
‘Ik denk dat we het inkoopgroeimodel over 2 jaar weer invullen en ons dan wel in fase 3 bevinden.’ Ze zijn zeker goed op weg, vindt ook Liesbeth. ‘Inmiddels mag er ook alleen nog op voorwaarden van Woonkracht10 worden ingekocht.’ Wat haar betreft mogen Bas en Romy zichzelf nog wel wat meer profileren in de organisatie.
Bas: ‘De grote contracten lopen via ons. Verder doen de afdelingen veel inkoop zelf, wij kunnen dat niet allemaal behappen. Zij zijn de eigenaar van het contract en moeten die altijd registreren in het centrale systeem. Wij zijn ondersteunend en merken dat collega’s ons al beter weten te vinden. We krijgen vaker adviesvragen.’
Houd het klein
Welke tips hebben ze voor andere corporaties? Wat Liesbeth betreft staat bewustwording met stip op 1. ‘Collega’s moeten begrijpen waarom inkoop zo belangrijk is: alles wat je kunt besparen op inkoop, kunnen we inzetten voor volkshuisvesting.’ Wat daarbij helpt, heeft Bas gemerkt, is als je alle sleutelfiguren uitnodigt om het inkoopgroeimodel in te vullen. ‘Je krijgt dan een goed beeld van de stand van zaken bij alle afdelingen. Vervolgens moet je samen met deze mensen de uitkomsten aan het MT presenteren en acties afspreken. Zodat ze echt betrokken zijn.’
Hij adviseert corporaties wel om het klein te houden en stap voor stap verder te gaan. ‘Mensen hebben tijd nodig. Ik ben zelf gefocust op inkoop, maar er zijn ook allerlei andere zaken die de organisatie bezig houden, zoals bij ons nu de wisseling van ERP-systeem. Soms kun je een manager of bestuurder vragen om zetjes te geven. Doe het vooral samen en niet alleen.’
