Inkoopproces

Expert
Gaby van der Peijl
Gaby van der Peijl
Adviseur opdrachtgeverschap & inkoop

In de Praatplaat inkoopproces voor woningcorporaties staan de stappen van het inkoopproces beschreven, door wie deze stappen worden uitgevoerd en welke instrumenten Aedes beschikbaar heeft ter ondersteuning. 

Klik op onderstaande afbeelding voor de praatplaat met aanklikbare links. Wil je deze praatplaat maken voor de eigen organisatie? Onderaan deze pagina kun je de powerpointversie downloaden, waarmee dit mogelijk is.

Van strategisch naar operationeel en andersom

Het uitvoeren van het inkoopproces vormt het hart van een inkopende organisatie. Iedere corporatie zit anders in elkaar, maar in de basis is inkoop altijd in 3 niveaus te onderscheiden strategisch, tactisch en operationeel:

  1. Strategische inkoop ligt als het ware over het gehele inkoop heen. Het betreft de vertaling van het algemene beleid naar inkoopuitgangspunten en (veelal) procedures, inkoop- en aanbestedingsbeleid, inkoopdoelstellingen en inrichting van de organisatie. Kortom het richt zich op beslissingen die de organisatie op langere termijn beïnvloeden. Hieronder vallen bijvoorbeeld de keuzes over in- of uitbesteden (make or buy) die direct aansluiten bij de organisatiedoelstellingen. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur met toezicht door de raad van commissarissen.
  2. Tactische inkoop omvat alle activiteiten van voorbereiding op een aanbesteding (tactisch inkoopproces) tot het uitvoeren ervan (specificeren, selecteren en contracteren). Vaak ligt deze verantwoordelijkheid bij een budgethouder of inkopend projectleider. Materiedeskundigen stellen meestal de technische of functionele specificaties op. Inkoop draagt zorg voor het vertalen van strategische keuzes naar het inkooptraject en het doorlopen van de juiste stappen in het proces.
  3. Operationele inkoop gaat vooral over het administratieve proces (bestellen, bewaken en nazorg).Er zijn ook corporaties die alleen het bestellen als een operationeel proces zien, en die het managen en evalueren als onlosmakelijke onderdeel van de tactische inkoop zien. Dit noemen  we meestal contract- en leveranciersmanagement. Inkoop (of een contractmanager) werkt hiervoor nauw samen met bijvoorbeeld een directievoerder, afdeling Beheer, afdeling Financiën, opzichters en met medewerkers.

Een cyclisch inkoopproces

In de praktijk hebben veel inkoopprocessen een begin en geen eind, waardoor ze in principe cyclisch zijn. Als het contract of project afloopt, moet er opnieuw worden ingekocht en wordt (ervarings)informatie uit het doorlopen tactisch en operationeel proces (her)gebruikt. Het inkoopproces kent een aantal fasen: Voortraject, Aanbesteding, Uitvoering en Evaluatie. 

  1. In de voorbereidingsfase zorgt het bestuur/management voor een opdracht met heldere randvoorwaarden. De voorbereiding start met het in kaart brengen met gegevens uit de spendanalyse en positieve of negatieve ervaringen uit eerdere trajecten. In deze fase wordt de leveranciersmarkt in kaart gebracht. Het managementteam en/of een inkoopdeskundige maakt met alle verantwoordelijke medewerkers een inkoopstrategie op basis van de organisatiedoelstellingen. Hierin zijn elementen opgenomen als assetmanagement, stakeholdermanagement (incl. huurdersbelangen), risicomanagement, aanbestedingsvormen, innovatie, maximale budget, contractmanagement en keuzes als in-uitbesteden en de gevolgen voor de duurzaamheidsdoelstellingen. Het inkoopteam kan met de aanbesteding starten als het bestuur akkoord is met de inkoopstrategie. 
  2. In de aanbesteding worden de inkoopwensen en (haalbare) eisen verder uitgewerkt. Documenten zoals een vraagspecificatie, gunningsleidraad en conceptovereenkomst worden aan marktpartijen aangeboden. Na het transparant beoordelen van de binnengekomen offertes, volgt een voorlopige gunning. Deze fase eindigt met het intern informeren van alle directbetrokkenen, het aanstellen van een contractverantwoordelijke, het ondertekenen van de overeenkomst en de overeenkomst opvoeren in de database.
  3. De uitvoeringsfase start met het geven van de daadwerkelijke opdracht. Het contract is een actief document, de contractverantwoordelijke voert op regelmatige basis gesprekken met de leverancier over de voortgang van de opdracht. Op basis de overeenkomst stuurt een corporatie op wat met de leverancier (of keten) is afgesproken. Als alle afspraken zijn nagekomen, volgt de betaling aan de leverancier. We noemen deze fase ook contract- en leveranciersmanagement.
  4. De laatste (of eerste) fase is de evaluatie. Dit is een proces zowel met de leverancier als met eindgebruikers. Leveranciers die een goede evaluatie hebben, komen eerder in aanmerking voor een nieuwe opdracht. Op basis van de interne evaluatie kan het bestuur of management besluiten om het proces van interne samenwerking te verbeteren. Daarna is de organisatie klaar voor een nieuw inkooptraject met nog betere eindresultaten.

Download de powerpointversie van de praatplaat inkoopproces voor aanpassing aan de eigen organisatie.