1. Actualiseer en centraliseer alle asbestinformatie
Zorg dat inventarisatierapporten, saneringsrapporten, eindbeoordelingsrapporten, vrijgavecertificaten en asbestregistraties compleet, actueel en centraal toegankelijk zijn.
Voer hiervoor een nulmeting uit en bepaal welk systeem binnen de organisatie de centrale en betrouwbare bron voor asbestinformatie wordt.
Stel jezelf daarbij de volgende vragen:
- Zijn alle inventarisaties nog geldig?
- Zijn saneringen verwerkt in het vastgoedregistratiesysteem?
- Zijn dossiers eenvoudig terug te vinden?
- Is bekend waar asbest aanwezig is en waar niet?
- Zijn werkplannen, eindbeoordelingsrapporten, afvaldocumenten en aanvullende onderzoeken beschikbaar?
Goed informatiebeheer wordt steeds belangrijker door de digitalisering van de asbestketen.
2. Analyseer welke projecten geraakt worden door de nieuwe regelgeving
Breng de impact in kaart voor:
- renovaties
- verduurzamingsprojecten
- badkamer- en keukenvervangingen
- installatiewerkzaamheden
- sloopprojecten
- werkzaamheden in bodem of funderingen
Ga daarbij na welke werkzaamheden door onderhoudsbedrijven worden uitgevoerd, waarbij asbest kan worden verwijderd. Bedrijven die dergelijke werkzaamheden nu zonder certificering mogen uitvoeren, kunnen straks wel een vergunning en mogelijk een certificaat of ander bewijs van naleving nodig hebben.
Hiermee voorkom je verrassingen in planning, begroting en capaciteit.
3. Toets leveranciers en contracten op toekomstige vergunningseisen
Ga na welke asbestinventarisatiebureaus, saneringsbedrijven en onderhoudsaannemers voor jouw corporatie werken.
Bespreek met hen:
- hoe zij zich voorbereiden op de overgang van LAVS naar DSO
- welke gevolgen zij verwachten voor capaciteit en doorlooptijd
- welke documenten en gegevens zij aan de corporatie aanleveren en in welk formaat
- hoe zij ervoor zorgen dat uitgevoerde werkzaamheden en resterende asbesttoepassingen correct in het corporatiedossier worden verwerkt
Neem toekomstige vergunning- en opleidingseisen, waar mogelijk, al mee in nieuwe aanbestedingen en raamcontracten. Controleer na invoering van het nieuwe stelsel, naast de vereiste certificering, of het uitvoerende bedrijf over een geldige vergunning voor de juiste categorie werkzaamheden beschikt.
4. Bereid de organisatie voor op de overgang van LAVS naar DSO
Inventariseer:
- welke gegevens nu in LAVS staan
- welke informatie noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering
- welke informatie in eigen systemen moet worden opgeslagen
- welke koppelingen met vastgoedsystemen wenselijk zijn
- welke medewerkers en ketenpartners toegang tot welke informatie nodig hebben
- welke processen afhankelijk zijn van het LAVS
- wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor beleid, meldingen, gegevensbeheer en kwaliteitscontrole
Onderzoek hoe bestaande LAVS-gegevens en historische projectdossiers naar de eigen centrale administratie kunnen worden overgebracht. Houd daarbij rekening met de mogelijkheid dat geen volledige bulkexport beschikbaar komt. Maak daarom een overgangs- en continuïteitsplan voor de periode waarin het LAVS wordt afgebouwd en het DSO wordt ingevoerd.
