Lieven de Key heeft een heel divers bezit: bijna 34.000 wooneenheden in Amsterdam, Diemen en Ouder-Amstel, van studentenhuizen tot galerijwoningen en bedrijfspanden. Gemeenten, overheden en andere partijen stellen steeds meer informatievragen. Den Hollander: ‘Dat gebeurt bij andere corporaties natuurlijk ook. En dan is het handig als we allemaal hetzelfde antwoord geven. Standaarden maken ook de samenwerking in de keten makkelijker.’ Zoals met aannemers, waarbij het goed werkt als er 1 waarheid is, waarmee deze aan de slag kunnen.
Efficiënt en minder fouten
De toekomstdroom is echter groter, namelijk om van gegevens vastleggen naar uitwisselen te gaan. Bijvoorbeeld met de Belastingdienst rond de huurtoeslag en met de Kamer van Koophandel.
Bij het woonruimteverdeelsysteem had Lieven de Key er al profijt van dat ze met VERA werken, vertelt Van Gelder. ‘We hoefden geen koppeltabellen meer te maken. Bovendien werken we steeds meer met verschillende basisregistraties in plaats van 1 ERP.’ Standaardisatie zorgt dat data makkelijker uitwisselbaar is tussen de verschillende basisregistraties. Dankzij de standaarden kun je efficiënter werken, worden er minder fouten gemaakt en stijgt de tevredenheid van huurders.
Kijk ook eens bij
VERA heeft 175 onderdelen – die doe je niet allemaal in 1 keer
Natuurlijk moment
Waar begin je, als je wilt standaardiseren? Den Hollander adviseert een natuurlijk moment te kiezen. Voor Lieven de Key was dat moment er toen ze 5 jaar geleden naar een nieuw ERP-systeem overstapten, waarbij ze de VERA-standaard konden volgen. Een bestaand systeem openbreken is moeilijk, weet Van Gelder. ‘Een handig moment kan bijvoorbeeld ook zijn wanneer je opnieuw gaat aanbesteden of een inkoopcontract met ketenpartners evalueert. In alle gevallen is het belangrijk dat directie of bestuur achter de keuze om te standaardiseren staat.’
Kleine brokjes
Van Gelder legt uit dat je het project in stukjes kunt hakken. ‘VERA, bijvoorbeeld, heeft 12 domeinen met rond de 175 onderdelen en gaat over alles wat een corporatie raakt, van contracten tot servicekosten. Die ga je niet allemaal in 1 keer doen. Zo keken wij eerst welke van die onderdelen we al in ons systeem hadden en of we daarvan typeringen konden samenvoegen. VERA spreekt alleen over eenheden, dus of iets een winkel, een portiekwoning of een galerijwoning is, en niet of er een lift in zit. Die 2 varianten konden we dus al samenvoegen. Doordat je data in een systeem standaardiseert, schoon je ook je data op.’
Wij zien data-standaardisatie echt als noodzaak
Up-to-date data
Standaardiseren vraagt vooral toewijding van de eigen medewerkers. Den Hollander: ‘Voor de overgang naar een nieuw ERP-systeem maak je mensen natuurlijk vrij. Maar vooral daarna moet je de omgang met data goed laten landen in de organisatie.’ De afdeling van Van Gelder bewaakt metadata en kwaliteit. Daarnaast heeft Lieven de Key per domein binnen VERA, zoals financiën, vastgoed en contracten, data-eigenaren en data-coördinatoren aangesteld. Zij borgen dat data up-to-date is. ‘Wij zien data-standaardisatie echt als noodzaak. Het succes van de standaarden valt of staat echter met adoptie in de sector. Hoe meer corporaties dit gaan doen, hoe beter.’
