Spendanalyse

Expert
Gaby van der Peijl
Gaby van der Peijl
Adviseur opdrachtgeverschap & inkoop

Met een spendanalyse kunnen woningcorporaties besparen op inkoopkosten, maar het maken ervan kan een dure en ingewikkelde opgave zijn. Om corporaties hierbij te ondersteunen liet Aedes een instrument ontwikkelen. Deze spendanalysetool is voor Aedes-leden gratis te downloaden. Het enige dat je nodig heeft, zijn data van de financiële afdeling. Zo kun je eenvoudig een spendanalyse maken. Een jaar na lancering is er nu de spendanalysetool 2.0.

Woningcorporaties geven jaarlijks samen voor miljarden euro’s opdrachten aan bijvoorbeeld bouw- en onderhoudsbedrijven, ICT- en schoonmaakdiensten, accountants en juristen. Door te besparen op deze inkoopkosten houden corporaties meer geld over voor onderhoud, woningbouw, lagere lasten en betere kwaliteit van de dienstverlening en dus grotere huurderstevredenheid.

Inzicht in inkoopkosten

Hoe kunnen corporaties besparen op inkoopkosten? De eerste stap is inzicht in wie wat en waar inkoopt. Een spendanalyse geeft dat inzicht. Deze neemt gegevens van de crediteurenadministratie onder de loep: gegevens van inkoopvolume, facturen, leveranciers, kostensoorten en kostenplaatsen. Met een gedegen analyse kun je het inkoop-, contract- en leveranciersmanagement structureel organiseren.

Wat levert een spendanalyse op?

Een spendanalyse geeft inzicht in de samenhang tussen de bestedingen van verschillende afdelingen, de noodzaak van het al dan niet aanbesteden van inkooppakketten en het aantal jaarlijks te verwerken facturen. Ook zie je of bepaalde leveranciers een hoog inkooprisico opleveren of grote invloed hebben op het bedrijfsresultaat.

Vernieuwde en verbeterde versie

Bijna 80 procent van de corporaties die de spendanalysetool sinds december 2019 hebben gedownload, heeft inmiddels een eigen spendanalyse gemaakt. Deze gebruikers noemen de tool duidelijk, snel, overzichtelijk en volledig en kunnen makkelijk gegevens importeren. 92 procent gaat de spendanalysetool ook weer gebruiken bij de volgende spendanalyse.

In de evaluatie kwamen ook verbeterpunten naar voren. Bijvoorbeeld: de tool werkt traag bij veel data, er is weinig ruimte om eigen inkoopcategorieën toe te voegen en er is behoefte aan een reset-knop. 

Op basis van deze en andere genoemde verbeterpunten heeft Aedes een nieuwe, verbeterde versie van de spendanalysetool ontwikkeld: de spendanalysetool 2.0. Hierin zijn onder andere de volgende aanpassingen gedaan:

  • De tool is sneller.
  • Er kan meer data worden verwerkt.
  • Het ‘ontdubbelen’ is eenvoudiger.
  • Er is een reset-knop.
  • Er is meer ruimte om eigen categorieën toe te voegen.

Downloaden spendanalyse 2.0

Exclusief voor Aedes heeft Purfacts de spendanalysetool ontwikkeld. Aedes-leden kunnen deze tool en de handleiding gratis downloaden.

  • Log eerst in op MijnAedes (rechtsboven) voordat je de spendanalyse gaat downloaden. Heb je nog geen account, maak deze dan eerst aan. Daarna kun je starten met het downloaden van de spendanalyse. Je komt in het ‘aanmeldscherm'*.
  • Klik op ‘ja, ik wil mijzelf aanmelden’.
  • Controleer jouw persoonlijke gegevens en vul deze waar nodig aan (controleer mailadres, want je ontvangt het document op dit adres).
  • Klik vervolgens op opslaan, volgende en bevestigen.
  • Na het bevestigen van de gegevens ontvang je een mail met daarin een (persoonlijke) link waarmee je de spendanalyse kunt downloaden.

Disclaimer

Ben je geen Aedes-lid en maak je gebruik van de download, dan ontvang je een factuur van Purfacts. De kosten van de tool zijn 2.000 euro (exclusief btw). Het is niet toegestaan de tool verder te verspreiden of te gebruiken buiten jouw eigen corporatie. Door het downloaden van de tool ga je automatisch akkoord met de voorwaarden.

*  Let op: wij gebruiken dit systeem voor het aanmelden van Aedes-evenementen. Daarom kun je benamingen in het systeem tegenkomen die voor de tool niet van toepassing zijn. Je kunt deze negeren. Als je lid bent van Aedes ontvang je geen factuur.