Werken met partners die goed bij je passen

Expert
Gaby van der Peijl
Gaby van der Peijl
Adviseur opdrachtgeverschap & inkoop

Vechtdal Wonen beheert zo’n 10.000 woningen. Daarvoor wordt met veel leveranciers samengewerkt. Susanne Bouwmeester ontdekte echter dat daar geen eenduidige aanpak voor was. Nu, bijna een jaar later, is er inzicht en kunnen we gaan sturen op de inkoopprocessen. ‘Daardoor kunnen we betere kwaliteit leveren aan onze huurders.’

Begin 2020 startte Susanne als Facilitair Coördinator bij Vechtdal Wonen in Ommen. Daar kwam ook inkoop bij kijken, vertelt ze. ‘Ik voerde gesprekken met leveranciers, maar had geen idee hoe ik een contract moest lezen.’ Ze verdiepte zich in het onderwerp en las via de website van Aedes over inkoopbeleid en -voorwaarden. Het liet haar niet los en ze volgde de hbo-opleiding Inkoop & Contractmanagement. ‘Ik leerde hoe ik op een andere manier naar inkoop moest kijken en realiseerde me dat we het bij Vechtdal Wonen niet op die manier hadden ingericht. Er was geen centraal inzicht of database met welke leveranciers andere afdelingen werkten. Niet altijd werd gecheckt of een leverancier bij onze organisatie en doelstellingen paste.’

Niet altijd de goedkoopste aanbieder

Vanuit de fusie lag er al langer een opdracht om inkoop verder te professionaliseren. Omdat Susanne zich er al in verdiept had, werd ze aangesteld als kwartiermaker. Ze schakelde Trevian in, een bureau dat corporaties helpt bij professioneel opdrachtgeverschap. Samen met Trevian verzamelde ze alle contracten; informatie die uit facturen gedestilleerd moesten worden. ‘Dat was de meest effectieve manier om alles boven tafel te krijgen.’

Vervolgens startte Vechtdal Wonen met categoriemanagement, met behulp van de Spendanalyse. Daarmee worden de contracten die in eenzelfde categorie vallen, zoals schoonmaak, verzekeringen en warmte, gebundeld. Ook werd een Inkoopcommissie aangesteld. Susanne: ‘De Inkoopcommissie is opdrachtgevend aan de inkopers in de lijn. Door de aanstelling van een multidisciplinaire commissie zorgen we voor organisatiebrede grip op inkoop. Inkoopkeuzes worden getoetst aan de organisatiedoelstellingen. Dat betekent niet dat we altijd voor de goedkoopste aanbieder gaan, maar vooral ook met degene die met ons en de behoefte van de huurders kan meegroeien.’

Lees verder onder de quote.

Er komt steeds meer grip op de inkoopprocessen
Susanne Bouwmeester
Susanne Bouwmeester
Adviseur Inkoop- en Contractmanagement Vechtdal Wonen

Samen dezelfde doelen nastreven

Het professionaliseringsproces geeft Vechtdal Wonen veel inzicht in waardegerichte inkoop en leveranciersmanagement en hoe dat verder geoptimaliseerd kan worden. Daardoor komt er ook steeds meer grip op de inkoopprocessen. Alle contracten en afspraken komen in het CLM-systeem Corpo Manager van Change Blue te staan, dat binnenkort wordt uitgerold. Susanne is enthousiast over de stappen die gezet worden. Sinds 1 juni is ze aangesteld als adviseur Inkoop- en Contractmanagement. ‘We gaan met alle leveranciers werken met afgesproken kpi’s, zodat we gezamenlijk de strategische doelen kunnen behalen. Zo brengen we meer focus aan.’ Door het centrale systeem kan Susanne de inkoopprocessen volgen en waar nodig samen met de Inkoopcommissie bijsturen.

Uiteindelijk kan Vechtdal Wonen dankzij leveranciersmanagement betere kwaliteit leveren aan de huurders. ‘We gaan werken met bestaande en nieuwe partners die goed bij ons passen en dezelfde doelen nastreven. We houden er rekening mee dat het nog enige tijd duurt voordat alles goed is neergezet, maar we zijn op de goede weg’, sluit Susanne af.

Staat jouw organisatie met inkoop nog in de kinderschoenen? Je mag Susanne altijd bellen om te sparren op telefoonnummer: 06 136 171 48.

Kijk ook eens bij