Voor nieuwbouw of verduurzaming zijn corporaties gewend om naar een stip op de horizon te werken. Bij onderhoud en verbetering wordt vaak gesproken over een lijn (of bandbreedte) waar men niet onder wil zakken. Het gaat veel vaker over het optimaliseren op de korte termijn.
Het kan raadzaam zijn om als corporatie ook naar de toekomst van onderhoud en verbetering te kijken in samenhang met verduurzaming van de bestaande voorraad. Waar wil je als corporatie heen bewegen op korte en langere termijn én hoe? Hieraan liggen verschillende strategische keuzes ten grondslag.
Door een duidelijke richting te kiezen kan de corporatie gerichter aan de slag met de implementatie van de kansen uit deze kansenkaart. Het implementeren van deze kansen gebeurt altijd in de bestaande context van de organisatie. Om de kansen uit deze kansenkaart efficiënt te kunnen oppakken, helpt het als je het vastgoedsturingsproces goed inricht.
Welke stappen kan een corporatie nemen?
Toekomstvisie bestaande voorraad
Corporaties hanteren verschillende taal en verschillende aanpakken in onderhoud, verbetering en verduurzaming. Vaak blijkt hier (impliciet) een ander toekomstbeeld achter te zitten. Een toekomstvisie biedt een gezamenlijk referentiekader voor strategische keuzes, helpt om middelen gerichter in te zetten en met de organisatie dezelfde kant op te bewegen. Dat kun je verder ondersteunen door intern, met ketenpartners en andere corporaties expliciet het gesprek aan te gaan over jullie toekomstbeeld. En door de visie helder te vertalen naar toepasbaar onderhouds-, duurzaamheids-, kwaliteits- en investeringsbeleid.
Visie op opdrachtgeverschap
Hoe wil je als corporatie de opgaven in de bestaande voorraad (laten) uitvoeren? Wat doe je zelf, wat besteed je uit? Hoe zet je een opgave in de markt? Hoe de corporatie samenwerkt met ketenpartners en/of andere corporaties is een strategische keuze. Een duidelijke visie op opdrachtgeverschap en inkoop helpt daarbij. Deze visie kan de corporatie concreet uitwerken voor onderhoud, verbetering en verduurzaming. Het helpt daarbij om onderscheid te maken tussen de verschillende onderhoudssoorten die voorkomen binnen jouw corporatie (zie definitielijst). Keuzes kun je vastleggen in (facet)beleid. De samenwerkingsstrategie kun je periodiek herijken op basis van ervaringen en veranderende marktomstandigheden.
Vastgoedsturing, beleidsachtbaan en jaarcyclus goed inregelen
Goede inrichting van het vastgoedsturingsproces draagt bij aan het optimaal beheer en rendement van het vastgoed. Daar onderscheiden we 3 niveaus: strategisch (portfoliomanagement), tactisch (assetmanagement) en operationeel (propertymanagement). Door vastgoedsturing (de vastgoedpiramide) en de stappen uit de beleidsachtbaan goed in te richten en uit te voeren ontstaat meer samenhang en voorspelbaarheid in besluitvorming en uitvoering.
Het is handig om de stappen in de jaarcyclus te borgen. Hierdoor kunnen keuzes in portefeuille en assetmanagement logisch doorwerken naar onderhouds en investeringsbeslissingen, en omgekeerd. Speciale aandacht is nodig voor de overgangen tussen stappen in de beleidsachtbaan en tussen afdelingen, bijvoorbeeld tussen assetmanagement en renovatie/onderhoud.
Complexsessies kunnen hierbij helpen. Hierin spreken de assetmanager, de afdelingen onderhoud en wonen samen over een complex. Zo kunnen ze de staat van het complex, MJOB’s, de meldingen van huurders en aandachtspunten in de leefbaarheid tegelijk bekijken. Met deze informatie kan de assetmanager stapsgewijs de beleidsdoelen integreren en een goede complexstrategie bepalen. Hierdoor kan de assetmanager duidelijke en afgebakende uitvoeringsopdracht aan de afdeling onderhoud geven.
Heldere rollen en verantwoordelijkheden
Een duidelijke afbakening van taken tussen afdelingen en medewerkers draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering. Zorg bijvoorbeeld voor een duidelijke rolverdeling tussen assetmanagement en afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de realisatie. Een heldere scheiding tussen het ‘wat en waarom’ en het ‘hoe en wanneer’ is cruciaal voor goede sturing.
Assetmanagement is verantwoordelijk voor de tactische keuzes in complexen: welke ingrepen zijn nodig, waarom en op welk moment in de levenscyclus van de bestaande woningvoorraad. Onderhouds- en renovatieafdelingen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering: hoe de ingrepen worden gerealiseerd en wanneer. Deze rolvastheid draagt bij aan consistente en onderbouwde beslissingen.
Rolvastheid en duidelijke verantwoordelijkheden zijn vooral handig bij grotere corporaties. Taken zijn daar meer verdeeld over hun medewerkers. Bij kleinere corporaties heeft één medewerker vaak meerdere petten op en moet bijvoorbeeld zowel tactische als operationele besluiten nemen. Dan is het raadzaam dat afwegingen over de uitvoering en de strategische of tactische keuzes in verschillende stappen worden gemaakt.
Lees meer over rollen in de leidraad Vastgoedsturing.
Samenwerken aan de opgaven
Tegelijkertijd vragen heldere rollen om alertheid op een te nauwe taakopvatting. Afdelingen mogen geen eilanden worden met uitsluitend focus op hun eigen doelstellingen. Hanteer gezamenlijke, overkoepelende doelstellingen voor de bestaande voorraad.
- Reparatieonderhoud, mutatieonderhoud, planmatig onderhoud en investeringen in verbetering en verduurzaming zijn communicerende vaten. Keuzes in de ene stroom hebben directe of uitgestelde gevolgen voor de andere. Wanneer bijvoorbeeld planmatig onderhoud wordt uitgesteld, leidt dit op termijn vaak tot hogere kosten in reparatie en mutatieonderhoud. Door deze samenhang expliciet te maken in de organisatie en in de besluitvorming, ontstaat er meer integraal inzicht en betere sturing op de totale uitgaven.
- Keuzes in de nieuwbouw hebben ook invloed op de efficiency van (toekomstige) onderhoudsprocessen. Daarom is het handig dat het effect op de toekomstige onderhoudsprocessen en kosten worden meegewogen in het investeringsbesluit van nieuwbouw. Bij traditionele bouw kan de afdeling onderhoud bij de verschillende projectfases betrokken worden. Wanneer er conceptueel en/of industrieel wordt gebouwd is het handig om onderhoud vooral te betrekken bij het opstellen van het programma van eisen, de uitvraag, selectie, oplevering en overdracht. Vaak hebben industriële bouwers de meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) van hun woningbouwconcepten al klaarliggen. Het is handig om deze samen met de afdeling onderhoud te beoordelen bij de selectie van het concept.
