Het is daarom steeds belangrijker om onderhoud, verbetering en verduurzaming zo doelmatig en efficiënt mogelijk te organiseren. Welke kansen hebben corporaties om zélf (nog) beter te sturen op hun opgaven en uitgaven? Samen met corporaties heeft Aedes een kansenkaart gemaakt om verder te professionaliseren op sturing op de opgaven en uitgaven voor de bestaande voorraad. Daarbij hebben we 12 kansen geïdentificeerd:
Bestuur en organisatie
1. Leiderschap, cultuur en personeel
2. Visie en vastgoedsturing
Inzicht en nulmeting
3. Inzicht in de uitgaven
4. Inzicht in de staat van het bezit en opgaven
5. Inzicht in de beschikbare middelen en financiële kaders
Beleid en plannen
6. Prioriteiten en laaghangend fruit
7. Keuzes in (basis)kwaliteit
8. Denken vanuit levenscyclus en een integrale sturing
9. Betrouwbare en uniforme MJOB’s
Realiseren en monitoren
10. Samenwerking extern optimaliseren en samen innoveren
11. Samenwerking en processen intern optimaliseren
12. Sturen op marktconformiteit, aanbesteden, contracten en faalkosten
Klik op de afbeelding voor een grote weergave.
Hoe is de kansenkaart opgesteld en hoe is deze te gebruiken?
Deze kansenkaart is gemaakt op basis van een ledenenquête, gesprekken met corporaties, experts en meerdere bijeenkomsten met corporatiemedewerkers en bestuurders. Ook heeft een werkgroep meegelezen. Per kans brengen we in beeld welke stappen corporaties al nemen óf nog kunnen nemen om de kans te implementeren. Per kans geven we goede voorbeelden en beschikbare tools en kennisinstrumenten.
Ten behoeve van de leesbaarheid is de tekst geschreven als een handleiding. Tegelijk realiseert Aedes zich dat er verschillende manieren zijn om deze kansen op te pakken en te implementeren, al naar gelang wat past bij de eigen corporatie. Ook zijn er per kans allerlei tussenstappen denkbaar. Deze teksten moeten opgevat worden als kansen voor (verdere) verbetering, en zeker niet als uniforme eisen.
Aan de slag met de kansenkaart KOMPAS
Het sturingsproces op de bestaande voorraad omvat veel onderdelen vanuit de organisatie. Hierin veranderingen aanbrengen vraagt om aanzienlijke inzet van capaciteit binnen de corporatie. Het is daarom niet handig om alle ontwikkelkansen tegelijkertijd aan te pakken. Waar kun je het beste mee beginnen?
Dit hangt af van meerdere zaken:
- Hoe groot was de kostenstijging bij jouw corporatie en wat was daarvan de oorzaak? Waaraan verwachten jullie nog veel middelen uit te geven? Meer inzicht in de belangrijkste uitgaven en risico’s helpt om hotspots te identificeren. Kun je bijvoorbeeld het beste met schilderwerk aan de slag, jullie aanpak van vocht en schimmel of juist met de verduurzamingsopgaven?
- Hoe groot zijn de opgaven in de bestaande voorraad? Is alles al in beeld en opgenomen in de begroting?
- Hoeveel druk staat er bij jullie corporatie op de opgaven en uitgaven in de bestaande voorraad? Hoe groot zijn de opgaven ten opzichte van de middelen en de uitgaven/realisatie? Ligt de nadruk op financiële kaders op de korte termijn of is er nog ruimte om verder vooruit te kijken?
- In hoeverre is de organisatie al ingericht op de sturing op de opgaven en uitgaven in de bestaande voorraad? De wijze waarop de organisatie en werkprocessen zijn ingericht, varieert per corporatie. Welke kansen hebben jullie al toegepast in jullie organisatie en welke niet? Ook zullen verschillende rollen binnen de corporatie in meer of mindere mate op verschillende kansen kunnen inspringen.
Quickscan KOMPAS
Voor jouw corporatie zijn bepaalde kansen misschien van groter belang dan andere. Wil je ontdekken hoe jouw corporatie ervoor staat met het sturen op de opgaven en uitgaven in de bestaande voorraad? Aedes werkt momenteel aan een quickscan. Hiermee krijg je aan de hand van een vragenlijst en dashboard snel inzicht in jullie ontwikkelpotentieel.
Definities
Deze kansenkaart gaat over de instandhouding van de bestaande voorraad. Hieronder valt onderhoud, verbetering en verduurzaming. Corporaties organiseren deze processen vaak in verschillende onderhouds en renovatieprocessen, stromen en/of afdelingen. Daarom verschillen definities in de praktijk. In de onderstaande tabel staan de (in deze publicatie gebruikte) definities van verschillende soorten onderhoud, verbetering en verduurzaming.
| Term | Definitie | Kenmerken | Voorbeelden |
|---|---|---|---|
| Dagelijks onderhoud (reparatie- onderhoud) | Reactief onderhoud op basis van huurdersverzoeken of storingen | Snel handelen, huurdersgemak, meestal klein onderhoud | Verhelpen van lekkages, cv-storingen, sloten vervangen; soms eigen onderhoudsdienst |
| Mutatie- onderhoud | Onderhoud bij wisseling van huurders om de woning verhuurklaar te maken | Snelheid belangrijk (beperking leegstand), standaard kwaliteitseisen | Schoonmaak, schilderwerk, vervangen sanitair of keuken |
| Planmatig onderhoud | Gepland onderhoud op basis van MJOP, gericht op behoud van kwaliteit | Meerjarige planning, cyclisch, efficiënt beheer | Schilderwerk, dakrenovatie, cv-ketelvervanging |
| Niet-planmatig onderhoud (buiten contract) | Onvoorzien onderhoud dat buiten reguliere contracten en MJOP valt | Adhoc, geen vaste contractpartner, spoed mogelijk | Herstel na storm, water of brandschade, vandalisme, geen data of contracten voor beschikbaar |
| Verbetering | Werkzaamheden die de woning kwalitatief beter maken | Vaak optioneel voor huurder, kan huurverhoging betekenen | Extra isolatie, betere keuken, geluidsisolatie |
| Verduur- zaming | Werkzaamheden om energieverbruik en milieu-impact te verminderen | Vaak gekoppeld aan wet en regelgeving, beleidsdoelen en/of subsidie | Zonnepanelen, warmtepompen, dak en spouwmuurisolatie |
| Ingrijpende verbouwing | Grote renovaties waarbij de woning sterk wordt aangepast | Kan huurverhoging en tijdelijke huisvesting vereisen | Complete herindeling, aanbouw, nieuwe fundering |
| Preventief onderhoud | Onderhoud om gebreken en slijtage te voorkomen | Vermindert storingen en reparatiekosten, gepland | Cv-onderhoud, dakinspecties, schoonmaken goten |
| Vervangings- onderhoud | Het vervangen van onderdelen of installaties aan het einde van hun levensduur | Vaak onderdeel van planmatig onderhoud, lange termijn focus | Vervangen cv-ketels, kozijnen, daken, leidingen |
| Prestatie- onderhoud | Onderhoud op basis van afgesproken prestaties, vaak met langdurige contracten | Sturing op prestaties in plaats van losse opdrachten | RGS (Resultaatgericht Samenwerken), onderhoudscontracten met KPI’s |
| Meerwerk | Extra werkzaamheden die niet in oorspronkelijke opdracht zijn meegenomen | Verborgen gebreken, aanvullende eisen, verandering in wetgeving, onderschatting opdracht (data) | Onverwachte houtrot, water in kelder, extra leidingen, ZAV |
| Garantie- onderhoud | Onderhoud binnen de garantieperiode van aannemers of leveranciers | Verplicht door aannemer uit te voeren, contractueel vastgelegd | Scheuren in nieuwbouw, defecte installaties binnen garantie |
| Achterstallig onderhoud | Onderhoud dat te laat of niet op tijd is uitgevoerd, waardoor problemen ontstaan | Vaak extra kosten en ingrepen nodig | Rotte kozijnen, betonrot, ernstige vochtproblemen |
| Storings- onderhoud | Onderhoud bij technische storingen aan installaties en systemen | Vaak spoed, belangrijk voor veiligheid en wooncomfort | Liftstoringen, cv-uitval, elektrische problemen |
