Een belangrijk sturingsinstrument voor de uitgaven in de bestaande voorraad is de Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB). Als de informatie uit deze MJOB’s voldoende nauwkeurig is voor langere tijd, kunnen corporatiemedewerkers een goede prognose maken van wat er nodig is in de bestaande voorraad en van de kosten die daaraan verbonden zijn. Ook is het mogelijk om de uitvoering efficiënt te bundelen in de planning: het programmeren van de opgaven.
De opgaven en uitgaven worden hierdoor voorspelbaar. Zo krijg je als corporatie grip op de kosten en kun je nagaan of je met de geplande uitgaven de beoogde doelen op een efficiënte manier kunt bereiken.
Corporaties kunnen de volgende stappen nemen
Let op! Aedes is voornemens om met corporaties samen te werken aan het verbeteren van de betrouwbaarheid van MJOB’s en het verkennen van kansen voor harmonisatie. Heb je hier ervaring mee of wil je hiermee aan de slag? Meld je bij Anne van Stijn.
Nulmeting van de MJOB
Stel met een nulmeting vast of je MJOB voldoende volledig, betrouwbaar en toekomstbestendig is door deze te toetsen op inhoud, opbouw en financiële doorwerking. Je kunt de volgende punten in beeld brengen:
- Waar wijken jullie prognoses af van eerdere realisaties (zie kans 3)?
- Sluiten portefeuillestrategie, complexstrategieën, onderhoudsplannen en begroting en meerjarige investeringsbegroting (MJIB) logisch op elkaar aan?
- Hoe betrouwbaar en volledig is de onderliggende data over het vastgoed (zie kans 4)?
- Zijn complexindeling en bouwdelenstructuur eenduidig doorgevoerd, worden kosten consistent toegekend?
- Zijn alle complexen en (relevante) gebouwdelen volledig opgenomen?
- Zijn verschillende onderhoudssoorten en onderhoudsposten logisch verwerkt?
- Zijn onderhoudscycli en vervangmomenten realistisch ten opzichte van de technische levensduur? Komen ze overeen met het kwaliteitsbeleid?
- Waar bevinden zich kasstroomrisico’s of pieken?
- Welke opgaven in de bestaande voorraad zijn al geïntegreerd en welke nog niet? Zijn verschillende vastgoedrisico’s en de bredere duurzaamheidsopgaven al opgenomen? (zie kans 8)
De nulmeting start met het verzamelen van informatie uit de MJOB, MJIB, jaarbegroting, vastgoeddata en complexstrategieën. Vervolgens analyseer je de technische opbouw (structuur, cycli, gebouwdelen), de financiële opbouw (uitgavenniveaus, meerjarige spreiding, kasstromen) en de strategische consistentie (aansluiting op complexbeleid, verduurzaming en kwaliteitsbeleid). Afwijkingen tussen prognose en realisatie breng je in kaart om structurele onderschatting of overschatting te signaleren. Maak aannames, keuzes en uitzonderingen expliciet met elkaar en leg deze vast.
Benoem concrete verbeterdoelstellingen, methodiek en uitgangspunten.
Benoem verbeterdoelen voor het MJOB en werk hiervoor een plan van aanpak en planning uit. Kies zorgvuldig welke software en datasets je gebruikt voor het opstellen of verbeteren van de meerjarenbegroting. Vermijd losse Excelbestanden, want die verhogen de kans op fouten. Gebruik kostenkengetallen en leg vast welke je hanteert. Leg vast of ingrepen worden begroot op basis van concrete data, plannen en offertes óf dat (een deel) nog normatief wordt geschat. Normatief betekent dat er voor bouwdelen standaard onderhouds- en vervangingscycli zijn ingepland. Vaak zijn deze (nog) niet aangepast op gerealiseerde of geplande verbeteringen en verduurzaming. Bepaal ook hoe nauwkeurig je de MJOB wilt maken. Een MJOB hoeft niet op het niveau van moertjes en boutjes te zijn uitgewerkt, maar moet wél voldoende detail bevatten om technisch logisch, financieel voorspelbaar en bestuurlijk uitlegbaar te zijn. Een praktische richtlijn is dat de MJOB wordt opgesteld op bouwdeelniveau (bijvoorbeeld dakbedekking, kozijnen, liften, cv-installaties) en niet op onderdeel of materiaalniveau, tenzij het om kostbare of risicovolle onderdelen gaat. Bijvoorbeeld: dakbedekking overlagen of vervangen kent een hele andere prijs. Dan is het handig om op dit materiaal meer in detail te treden.
Begin met het verbeteren van vastgoeddata en bepaal de basiskwaliteit.
Voor het realiseren van meer nauwkeurige MJOB’s is het essentieel om grondig inzicht te verkrijgen in zowel de staat van het bezit als de opgaven binnen de bestaande voorraad (kans 4), en is een helder kwaliteitsbeleid nodig (kans 7). Daarnaast draagt het beschikken over transparante financiële kaders (kans 5) en de implementatie van integraal sturen en levenscyclusdenken (kans 8) bij aan de totstandkoming van accuratere MJOB’s. Begin je toch eerst aan de MJOB? Houd er dan rekening mee dat je deze in meerdere iteraties nauwkeurig maakt.
Maak beleidsarme onderhoudsplannen en begrotingen.
Het nauwkeuriger maken van de MJOB’s begint met beleidsarme onderhoudsplannen en begrotingen: welk onderhoud is écht nodig om de woning 60 jaar in stand te houden? (Ga ervan uit dat de woningen na deze 60 jaar eeuwigdurend in stand worden gehouden, totdat er een sloopbesluit is genomen.) Baseer keuzes op het kwaliteitsbeleid en leg belangrijke afwegingen vast. Het is belangrijk dat de afdeling onderhoud en de assetmanager hierin samen optrekken. Deze beleidsarme planning en bijbehorende begroting dienen als basisscenario.
Voeg harde wettelijke verplichtingen toe.
Voeg aan deze begroting harde verplichtingen toe voor het verbeteren van het bezit. Deze kunnen niet alleen uit wetgeving maar ook uit landelijke afspraken voortvloeien. Op dit moment speelt dit concreet bij het uitfaseren van E-, F en G-labels. Deze beleidsarme begroting met wettelijke verplichtingen (60-jaars prognose) is de basis voor de onderhoudsnorm in de nieuwe beleidswaarde.
Voeg doelstellingen stap voor stap toe.
De assetmanager en de afdeling onderhoud integreren stap voor stap andere doelstellingen in de MJOB’s. De assetmanager weegt af hoe de andere woonopgaven kunnen worden geïntegreerd in de wijk en het complex. Denk aan doelen op woningverbetering, verduurzaming en vastgoedrisico’s (zoals brandveiligheid, fundering, vocht en schimmel, asbest, hittestress). Samen met de afdeling onderhoud wordt vervolgens doelvoordoel bekeken wat het effect is voor de meerjarenplanning, het jaarbudget en de begrotingen van complexen: welke ingrepen moeten op welk moment plaatsvinden? Wat betekent dit voor de levenscyclus van gebouwcomponenten en de woning? Én hoe kunnen we onze doelen zo kostenefficiënt mogelijk bereiken? Je vergelijkt meerdere scenario’s met elkaar. Weeg niet alleen naar de kosten op korte termijn, maar optimaliseer ook de kosten (en additionele baten) voor de komende jaren en/of over de komende 60 jaar. Dit noemen we Total Cost of Ownership (TCO).
Optimistisch of realistisch plannen
Slechts 60% van de nieuwbouw en renovatieplannen bij corporaties wordt daadwerkelijk gerealiseerd. Er spelen in een project veel onzekerheden mee, zowel intern als extern, die van invloed zijn op de realisatie. Een optimistische, ambitieuze planning is vooral bedoeld voor de aansturing bij projecten (je wilt immers iedereen scherp houden) en om je ambities te laten zien. Om het MJOB betrouwbaar te maken is het handig om juist zo realistisch mogelijk te plannen. Door een vertragingsfactor toe te voegen aan de ambitie, creëer je een haalbare, realistische planning. De Aedes planningsgenerator helpt daarbij.
Programmeren van de opgaven
Bij het maken van deze scenario’s kun je ook logische mandjes vormen van de opgaven in de planning, zodat de corporatie uitvragen en uitvoering kan clusteren. Cluster bijvoorbeeld op basis van typen woningen met ongeveer dezelfde opgaven of op basis van een pakketje maatregelen die jullie willen treffen. Ook kun je adressen bundelen omdat hetzelfde bouwcomponent vervangen moet worden. Hoe je clustert, hangt af van hoe jullie samenwerken met ketenpartners (strategie voor opdrachtgeverschap en inkoop). Het slim clusteren noemen we ook wel het programmeren van de opgaven. Dit is belangrijk voor de inrichting van renovatietreintjes (zie ook kans 10).
Evalueer en stel plannen bij.
Bij de uitvoering van een project of onderhoudsopdracht kan nieuwe informatie over het vastgoed leiden tot wijzigingen in de oorspronkelijke plannen en begroting. Pas waar nodig de scenario’s tussentijds aan en maak een kleinere doorrekening. Hiermee beoordeel je of de nieuwe aanpak in de uitvoering geen nadelige consequenties heeft voor de meerjarenplannen en begroting. Beoordeel periodiek de betrouwbaarheid en volledigheid van de MJOB aan de hand van het opgestelde verbeterplan. Stel, waar nodig, nieuwe verbeterpunten op. Voer desgewenst opnieuw een nulmeting uit.
Wissel begrotingen uit met andere corporaties in de regio en werk toe naar harmonisering
Meerjarenbegrotingen verschillen van elkaar in de sector. Dit maakt het lastig om plannen te vergelijken en van elkaar te leren. Ook is het lastiger om samen te werken met elkaar en ketenpartners in de uitvoering te betrekken als plannen en begrotingen niet goed op elkaar zijn afgestemd. Als corporaties dezelfde termen gebruiken en kosten op dezelfde manier inrekenen, dan is het makkelijker om plannen, MJOB’s en benchmarkresultaten met elkaar te vergelijken. Wissel daarom kennis uit in de regio en werk mee aan harmonisatie in de sector.
Financieel bijsturen van het MJOB
Wanneer de financiële kaders veranderen, kan het zijn dat de jaarlijkse onderhoudsbegroting en het MJOB moeten worden bijgesteld. Moeten corporaties op korte termijn financieel bijsturen? Doe dit dan niet generiek via een percentuele korting op het onderhoudsbudget, maar vanuit expliciete keuzes in de instandhoudingsopgaven en de bijkomende consequenties. Maak zichtbaar welke opgaven worden uitgesteld, welke risico’s dit met zich meebrengt en wat de gevolgen zijn voor kwaliteit, kosten en toekomstige budgetten. Zo blijven ook bij bijsturing de opgaven leidend en voorkom je onbedoeld achterstallig onderhoud.
Bestaande instrumenten, tools
Begrotingssoftware beschikbaar bij meerdere leveranciers
In 2026 wordt het vastgoeddomein van VERA vernieuwd om de functionaliteiten voor de softwareoplossingen te verhelderen.
Aedes Planningsgenerator
Aedes ontwikkelde in samenwerking met een aantal corporaties de Planningsgenerator. Een eenvoudige tool waarmee je je ambitieplanning ombouwt naar een realistische, haalbare planning.
