Kans 10: samenwerking extern optimaliseren

Het optimaliseren van externe samenwerking begint met een bestuurlijk besluit voor de stap naar projectoverstijgende samenwerking. Heb je een duidelijke visie op opdrachtgeverschap en inkoop, uitgewerkt in facetbeleid voor onderhoud, verbetering en verduurzaming (zie ook kans 1)? Dat helpt je om daarna de stap te kunnen maken naar projectoverstijgende samenwerking met ketenpartners.

Voer een organisatiescan uit en bekijk de onderhouds-, verbeterings- en verduurzamingsprocessen. Daarmee maak je inzichtelijk in hoeverre jouw organisatie al klaar is voor de gewenste samenwerkingsvorm, wat jullie visie is op opdrachtgeverschap en wat jullie nog nodig hebben voor verdere ontwikkeling. Nieuwe vormen van samenwerking vragen vrijwel altijd om organisatieontwikkeling, bijvoorbeeld op het gebied van rollen, cultuur, werkprocessen, besluitvorming en samenwerking. Dit is vaak een groeipad dat uit meerdere stappen bestaat, waarbij de eigen organisatie ook de partnerorganisaties moeten mee ontwikkelen.

Corporaties kunnen projecten programmatisch bundelen en uitvoeren in renovatietreintjes. Door werkzaamheden te clusteren ontstaat voorspelbaar volume waardoor de uitvoering aaneengesloten kan doorwerken. Dit is aantrekkelijk voor marktpartijen en kan leiden tot scherpere prijzen en betere capaciteitsplanning. In een renovatietreintje ontwikkel je samen met je partners gestandaardiseerde processen en/of oplossingen voor onderhoud, verbetering en verduurzaming. Vaak zijn dit meerjarige contracten of ketensamenwerkingen. Corporaties kunnen verschillende soorten treintjes en combinaties daarvan toepassen, waaronder:

• projectbundeling binnen de eigen corporatie
• langjarige ketensamenwerking (onder meer Resultaatgericht Samenwerken)
• regionale samenwerkingen tussen corporaties (coalitievorming, bundeling vraag, Verbouwstromen)
• componentaanpakken (bijvoorbeeld dakenstroom)

Door te werken met renovatietreintjes kun je de arbeidsproductiviteit verhogen. Processen worden namelijk efficiënt ingeregeld en uitvoerende partijen kunnen aaneengesloten doorwerken. Met als resultaat lagere kosten voor dezelfde kwaliteit of hogere kwaliteit tegen dezelfde kosten. Toch levert projectoverstijgend samenwerken in treintjes niet per se kostenreductie op. Dat ligt aan de keuzes die de corporatie maakt bij de inrichting van de trein. Sommige treintjes richten zich vooral op continuïteit en vastleggen van capaciteit in een schaarse markt, waarbij prijs minder dominant is. Weer andere treintjes leggen de nadruk op kwaliteit en innovatie, bijvoorbeeld door steeds hogere eisen door te voeren in de aanpak. Wil je een treintje gericht op kostenreductie? Leg dan de focus op voldoende volume, een duidelijk afgebakende opdracht, koersvastheid, standaardisatie van aanpak en/of maatregelen en beperking van maatwerk.

Goede voorbereiding vergroot de kans op kostenreductie. Als corporatie lever je hierbij zelf het voorwerk: heldere doelstellingen, goed inzicht in de staat van het bezit en de opgaven, een duidelijk kwaliteitsbeleid, betrouwbare meerjarenbegrotingen en een goede programmering van het bezit in pakketten of percelen (zie kans 4, 7 en 9). 

• Voor een deel van de voorraad kun je waarschijnlijk zelf een goed voorstel maken. Bijvoorbeeld een lijst met maatregelen per adres, die via een prijzenboek kunnen worden uitgevraagd. Bij een resultaatgerichte samenwerking formuleert de corporatie heel scherp de prestatie-eisen. Hoe beter de voorbereiding door de corporatie, hoe scherper de uitvraag aan marktpartijen kan zijn en hoe kleiner het risico op ruis en faalkosten in de planvorming en uitvoering. Je hoeft dan als corporatie ook minder denkkracht af te nemen bij ketenpartners. Kies je ervoor om zelf maatregelen te specificeren, valideer dan de voorgestelde aanpak met ketenpartners: zijn er maatregelen die slimmer kunnen én hoe voeren we die maatregelen efficiënt uit?
• Voor een deel van het bezit bestaat er misschien twijfel over de meest doelmatige aanpak. Als dat het geval is, kun je hiervoor een aparte stroom inrichten, waarbij de aannemer vroeger in het proces aan tafel zit.

Breng samen met ketenpartners de processen in kaart, richt deze zo efficiënt mogelijk in en sluit interne processen hierop aan (zie ook kans 11).

Effectieve langjarige samenwerking met de markt vraagt om een gezonde zakelijke houding. We werken samen aan de maatschappelijke opgaven. Maar het belang van ketenpartners blijft anders dan die van corporatie en huurder. Corporaties doen er goed aan duidelijke mijlpalen en meetbare KPI’s in te bouwen. Wees duidelijk over de weging van sturingsindicatoren. Bijvoorbeeld: hoe verhouden directe kosten (vaak randvoorwaardelijk) zich ten opzichte van toekomstige onderhoudslasten (ofwel Total Cost of Ownership), kwaliteit, planning en huurderstevredenheid. Maak niet alleen afspraken aan de voorkant, maar evalueer periodiek, met je partners, de prestaties. Verder is het belangrijk om steekproefsgewijs financieel te blijven auditen. Wordt daadwerkelijk gerealiseerd wat is gebudgetteerd, gecontracteerd en komt dit overeen met wat is gerealiseerd en gefactureerd (zie kans 12)? Vertrouwen is belangrijk in elke samenwerking, maar altijd in combinatie met verificatie.

Kies bewust voor externe partnerschappen daar waar dit voordelen heeft. Bij de uitvoering van kleinere onderhoudshandelingen (dagelijks of reparatieonderhoud) kunnen corporaties kiezen of ze dit zelf doen of uitbesteden. Werk je met een ketenpartner? Zorg dan dat er geen stapelingen van opslagen en voorrijkosten ontstaan. Zeker bij kleine handelingen kan dit optellen. Houd in de gaten of de kosten voor kleine ingrepen proportioneel blijven.

Door toenemende schaarste op de onderhoudsmarkt concurreren corporaties steeds vaker met elkaar om uitvoeringscapaciteit. Bovendien verandert de marktstructuur door de toename van private equity bij onderhoudspartijen, waardoor de concurrentie in de markt kan afnemen. Door regionaal samen te werken, bijvoorbeeld via gezamenlijke inkoop, coalitievorming of verbouwstromen, kunnen corporaties schaalvoordelen realiseren. Dit vergroot de onderhandelingspositie en kan bijdragen aan kostenreductie en continuïteit. Het opzetten van een dergelijke samenwerking vraagt om bestuurlijke visie en mandaat. Het kost immers tijd en capaciteit om als corporaties naar elkaar toe te groeien in visie en aanpak. Vaak begint samenwerking tussen corporaties in de bestaande voorraad op regionaal niveau met het delen van kennis binnen een ‘coalition of the willing’. Daarna kunnen de corporaties stapsgewijs toewerken naar gestandaardiseerde processen en werkwijzen (zie voorbeeld Gewoon Groen). Een andere optie is om direct het inkoopproces gezamenlijk aan te pakken. Het is dan niet nodig de aanpak al te specificeren, aangezien die vaak nog te veel verschilt tussen corporaties. Met deze gezamenlijke inkoop bespaar je geld doordat je niet telkens project-voor-project moet aanbesteden (zie voorbeeld Bouwstroom Renovatie Verduurzaming Haaglanden).

De verdere potentie voor kostenbesparing ligt in nadere samenwerking tussen corporaties. Om echt schaalgrootte te bereiken, moet je als corporatie grote stappen zetten in het gezamenlijk programmeren van de opgave, vergelijkbaar met bouwstromen, waarbij gezamenlijke PMC’s (ProjectMarktCombinaties) gevormd worden. Hiervoor is harmonisatie op het gebied van kwaliteitsbeleid, inzicht in elkaars opgaven, overlap in planning en afstemming van werk en besluitvormingsprocessen essentieel (zie kansen 4, 7, 9, 11). Zijn er ambities om direct een gezamenlijke verbouwstroom te starten, werk dan actief samen in een voortraject om deze kansen te implementeren. Harmonisatie verkleint faalkosten, versnelt besluitvorming en maakt prestaties beter vergelijkbaar.

Meerjarige continuïteit in doelen, betrokken personen en samenwerkingspartners is essentieel om innovatie, versnelling, procesoptimalisatie, productstandaardisatie en kostenreductie mogelijk te maken. Corporaties doen er goed aan om leren en verbeteren structureel te borgen in ketenrelaties. En te blijven investeren in cultuurverandering bij meer innovatieve samenwerkingsvormen. Daarnaast verdient het onboarden van nieuwe medewerkers en kennisborging bij alle partners blijvend aandacht.

Welke keuzes maken corporaties bij het inrichten van renovatietreintjes? Hoe kun je er zelf mee aan de slag?

Bij Resultaatgericht Samenwerken werken alle partners samen aan de beste investeringen in vastgoed en de slimste onderhoudsaanpak. Centraal hierbij staan: efficiënte bedrijfsprocessen en continu verbeteren, grip op directe én indirecte kosten, het proces en klanttevredenheid. OnderhoudNL, Bouwend Nederland, Techniek Nederland en Aedes werken in de Stichting RGS samen aan de ontwikkeling en stimulering van Resultaatgericht Samenwerken. Op de website van de Stichting RGS vind je allerlei documenten en video’s die je kunnen helpen bij het gebruik van de RGS-methode.

De Variantenstudie in 1 dag is een aanpak waarmee woningcorporaties samen met ketenpartners in korte tijd verschillende scenario’s (zoals onderhoud, renovatie, verduurzaming of verkoop) integraal afwegen, op basis van de ambities uit het ondernemingsplan. Het resultaat is een goed onderbouwde voorkeursvariant die helpt om sneller een initiatiefbesluit te nemen.

Corporaties die samen willen werken met minimaal 1 andere corporatie in een renovatietrein/coalitie, kunnen vrijblijvend contact opnemen met Verbouwstromen (Regionale Verbouwstromen Huur). Zij kunnen corporaties procesbegeleiding aanbieden voor het opstarten van de coalitie/ trein.

Wil jij aan de slag met inkoopsamenwerking binnen je corporatie en heb je wat handvatten nodig? Gebruik dan de Aedes Leidraad inkoopsamenwerking. Deze leidraad biedt je achtergrond én praktijkervaringen. Ook krijg je tools en templates uit de Aedes toolbox en de inkoop- en aanbestedingspraktijk van verschillende corporaties. Daarmee kun je inkoopsamenwerking opzetten en uitbouwen. Deze leidraad is bedoeld voor corporaties met én zonder ervaring met inkoopsamenwerking. Om van te leren, om inspiratie op te doen of om de eigen samenwerking aan te spiegelen.

De DICO-standaard is een set afspraken die spelregels biedt voor de elektronische uitwisseling van informatie tussen fabrikanten, groothandels, bouw, onderhouds- en installatiebedrijven en woningcorporaties. De standaard is geschikt voor elke fase in het bouwproces en bruikbaar voor het versturen en ontvangen van offertes, prijslijsten, condities, productgegevens, orders, opdrachten, orderbevestigingen, pakbonnen, omnummeringen en facturen. Corporaties kunnen ook een deel van de DICO-standaard gebruiken.

Gebruik van de gegevensdefinities en standaard koppelingen van VERA zorgt ervoor dat data uitgewisseld kan worden tussen de verschillende softwareapplicaties die corporaties gebruiken voor het vastgoedbeheer. Met name het nieuwe vastgoeddomein van VERA 5 is hiervoor nuttig (eind 2026).