In de praktijk komen in één wooncomplex verschillende belangen en vraagstukken samen: technische ingrepen, sociale problematiek, huurdersbelangen en financiële afwegingen. Wanneer rollen onduidelijk zijn, processen versnipperd zijn ingericht of informatie niet goed wordt overgedragen, ontstaan vertragingen en suboptimale keuzes. Dat leidt tot hogere kosten en minder grip op de totale opgave.
Door de interne samenwerking en processen te optimaliseren kun je sturing op opgaven en uitgaven verbeteren. Zo kunnen corporaties sneller besluiten nemen, met dezelfde capaciteit meer resultaat behalen, en schaarse middelen effectiever inzetten. Ook vergroot het de voorspelbaarheid van de uitvoering en zorg je ervoor dat uitvoerende partijen aaneengesloten kunnen doorwerken.
Welke stappen kunnen corporaties nemen?
Vastgoedsturing, beleidsachtbaan en jaarcyclus goed inregelen
Door vastgoedsturing (de vastgoedpiramide) en de stappen uit de beleidsachtbaan goed in te richten en uit te voeren ontstaat meer samenhang en voorspelbaarheid in besluitvorming en uitvoering. Borg de stappen in de jaarcyclus. Meer informatie vind je bij kans 2.
Heldere rollen en verantwoordelijkheden
Een duidelijke afbakening van taken tussen afdelingen en medewerkers draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering. Zorg bijvoorbeeld voor een duidelijke rolverdeling tussen assetmanagement en afdelingen die verantwoordelijk zijn voor realisatie. Tegelijkertijd vragen heldere rollen om alertheid op een te nauwe taakopvatting. Afdelingen mogen geen eilanden worden met uitsluitend focus op hun eigen doelstellingen. Meer informatie vind je bij kans 2.
Stuur op programma’s in plaats van losse projecten
Door vergelijkbare ingrepen of opgaven te bundelen in mandjes of stromen kun je meerjarige programma’s inrichten. Hierdoor ontstaan schaalvoordeel en voorspelbaarheid in besluitvorming en uitvoering. Goed inzicht in de staat van het bezit en opgaven, duidelijk kwaliteitsbeleid en betrouwbare MJOB’s staan aan de basis van programmering van de opgaven in de bestaande voorraad (zie kans 4, 7 en 9). Het is veel makkelijker om efficiënte processen in te richten op programma’s (en de daaruit vloeiende treintjes, stromen of processen). Want je voorkomt dat je voor elke project het proces opnieuw moet bedenken en optimaliseren. In programma’s kunnen pieken en dalen in planning en financiën beter worden opgevangen. Mee en tegenvallers in een stroom projecten kun je tegen elkaar wegstrepen en (grotere) besluitvorming hoef je niet voor elk project afzonderlijk te maken. Belangrijk voordeel is dat je met meerjarenprogramma’s over het jaarplan en het jaarbudget heen kunt kijken. Hierdoor kan ook uitvoerende capaciteit bij ketenpartners en binnen de corporatie efficiënter worden ingezet. Wanneer je als corporatie met een strakke jaarschijf werkt, wordt de capaciteit eigenlijk maar in enkele maanden van het jaar volledig benut. Programmasturing is anders dan projectleiding. Het vraagt om vaste governance, goede procesanagementvaardigheden, duidelijke KPI’s met strakke sturing en heldere besluitvormingsmomenten.
Stuur op integrale KPI’s en gezamenlijke doelen
Samenwerking wordt versterkt wanneer afdelingen niet uitsluitend op hun eigen budgetten of prestaties worden afgerekend. Door te sturen op integrale KPI’s en gezamenlijke doelstellingen, bijvoorbeeld op complex of programmaniveau, worden afdelingen gestimuleerd om samen optimale keuzes te maken voor de bestaande voorraad. Dit voorkomt silo sturing en helpt de corporatie afwegingen te maken op integraal niveau.
Ontwerp en optimaliseer processen end-to-end
Vaak worden kosten zichtbaar op het moment dat er offertes worden vergeleken. Veel van de kosten zitten echter verborgen in de uren die we maken zowel bij de corporatie als bij de ketenpartner. Tijd (en vertraging) is geld. Corporaties kunnen hun efficiency en effectiviteit vergroten door processen in kaart te brengen, te standaardiseren en te optimaliseren. Hoe loopt het proces van signalering en analyse, via besluitvorming en uitvoering, tot en met nazorg en evaluatie. Breng in beeld waar proces, samenwerking en informatie-uitwisseling goed lopen en waar niet. Maak zichtbaar waar vertraging, doublures en onduidelijkheden zitten en waar aanknopingspunten voor verbeteringen. Door processtappen, klantreizen en communicatiemiddelen te standaardiseren, vergroot je de efficiency. Door overdrachtsmomenten tussen afdelingen (of medewerkers) te verminderen bij grotere corporaties en te werken met proceseigenaren over afdelingsgrenzen heen, ontstaat meer samenhang binnen de organisatie en is kans op vertraging kleiner. Door een continue verbeterstructuur in te bouwen wordt procesoptimalisatie onderdeel van het dagelijks werk in plaats van een eenmalige exercitie.
Wegnemen van ‘showstoppers’ in processen
Trage of onduidelijke besluitvorming, late of onvolledige vergunningsaanvragen en onduidelijke overdrachtsmomenten zorgen voor vertraging in de planvorming en uitvoering. Door deze knelpunten expliciet te benoemen en aan te pakken, kan de doorlooptijd van de planvorming en uitvoering aanzienlijk worden verkort.
Bestaande instrumenten, tools
Vastgoedsturing
Voor woningcorporaties is vastgoedsturing een belangrijk onderwerp. Het zorgt voor optimaal beheer en rendement van het vastgoed. Dit gebeurt op 3 niveaus: strategisch (portfoliomanagement), tactisch (assetmanagement) en operationeel (propertymanagement). Aedes biedt instrumenten en een kennisprogramma vastgoedsturing.
Praatplaat onderhoud
Onderhoud en verbetering zijn een uitwerking van de strategische en tactische keuzes. In dit onderdeel van de vastgoedpiramide draait het om de uitvoering. Wat in portefeuille en assetmanagement is bedacht, krijgt hier concreet vorm. De uitvoering gaat niet alleen om het behouden van waarde, maar ook om het verbeteren van kwaliteit, comfort, duurzaamheid en leefbaarheid.
Met de 8 bouwstenen voor Onderhoud & Verbetering vertalen corporaties hun portefeuillestrategie en assetmanagementbeslissingen naar dagelijks handelen in complexen en woningen. Deze bouwstenen vormen een cyclisch proces van plannen, uitvoeren, leren en verbeteren. Precies zoals vastgoedsturing bedoeld is: van koers naar kwaliteit, van strategie naar uitvoering. De Praatplaat onderhoud komt eind Q2 online.
CORA-processen
Ga je aan de slag met het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen om deze te optimaliseren? Maak gebruik van de standaard werkprocessen voor woningcorporaties die al zijn uitgewerkt bij CORA. Sluit aan bij de processtandaarden van de sector.
