Kans 3: Inzicht in uitgaven

Waar zitten de grootste kostenposten in de afgelopen jaren en prijsstijgingen? Het helpt om eerst feitelijk in beeld te brengen waaraan het geld is uitgegeven en waar en waardoor de kosten stegen. Je kijkt hierbij terug in de tijd (realisatie).

• Breng grootste kostenposten in beeld: Een SPEND-analyse helpt om zichtbaar te maken waar de grootste kostenposten zitten. Deze analyse neemt gegevens van de crediteurenadministratie onder de loep: gegevens van inkoopvolume, facturen, leveranciers, kostensoorten en kostenplaatsen. Deze analyses kun je maken wanneer de werkzaamheden en bijbehorende kosten consistent en met voldoende detailniveau zijn geboekt. Het opschonen van deze data uit facturen vraagt vaak nog om tijd en aandacht.
• Analyseer de kostenstijgingen: Dit kan over de periode van bijvoorbeeld 5 jaar. Welke gebouwcomponenten of activiteiten stegen het meest? Zijn de kosten gestegen doordat er meer uitgevoerd is of doordat er nieuwe prijsafspraken waren? Of waren er andere oorzaken voor de kostenstijging? Hoe verhouden directe kosten (uitvoering) en indirecte kosten (organisatie, begeleiding, advies of vergunningen) zich tot elkaar? Welke kosten kun je zelf nog beïnvloeden én welke zijn niet beïnvloedbaar (randvoorwaardelijk of regelgeving)? En hoe is die verhouding veranderd ten opzichte van bijvoorbeeld 5 of 10 jaar geleden?
• Vergelijk oude prognoses met de realisatie: Door bij afgeronde projecten of onderhoudscontracten de oorspronkelijke prognoses met de gerealiseerde kosten te vergelijken, krijg je inzicht in waar en waardoor projecten of onderhoudsactiviteiten duurder zijn uitgevallen dan begroot. Zo krijg je een overzicht van de gebouwcomponenten of projecttypen waar structureel afwijkingen optreden. Medewerkers en ketenpartners kunnen je waarschijnlijk vertellen of het gaat om prijsstijgingen, scopeuitbreiding, kwaliteitskeuzes, onduidelijke uitgangspunten of andere redenen. Door dit expliciet te maken, zie je waar aannames niet meer realistisch zijn en waar bijsturing nodig is. Tip! Analyseer ook projecten met lagere kosten dan verwacht (om van te leren), middenmoters én kies een aantal outliers, zoals hele dure projecten.

Identificeer hotspots in de begroting: Waar verwachten jullie komende jaren nog veel aan uit te geven? Dit kun je in beeld brengen met de huidige begrotingen. Je kijkt hierbij vooruit (prognoses).

• Door de hotspots van de jaarbegroting en meerjarenbegrotingen in kaart te brengen, zie je welke gebouwcomponenten het zwaarst drukken op de begroting. Aan welke onderdelen verwacht je komende jaren meer geld te besteden, bijvoorbeeld doordat andere bouwjaren aan de beurt komen, door marktontwikkeling in de prijs, etc.?
• Beoordeel ook in hoeverre de huidige begrotingen al compleet zijn. Vermoed je dat kostbare componenten in de begroting ontbreken? Deze kun je oppakken door in kans 4 het inzicht in deze opgaven te verbeteren én in kans 9 het MJOB betrouwbaarder te maken. Daarna herhaal je deze hotspotanalyse.

Met een Kraljic-matrix kun je prioriteiten in de uitgaven identificeren. Normaliter gebruiken corporaties deze matrix om de inkoopstrategie van een dienst, levering of werk te bepalen. De verschillende inkooppakketten worden op basis van de invloed op het financiële bedrijfsresultaat en het toeleveringsrisico geplaatst in de Kraljic-matrix. Voor het bepalen van uitgavenprioriteiten maak je 2 matrixen:

• Voor matrix 1 kun je de SPEND-analyse gebruiken, waaruit blijkt welke gebouwcomponenten of activiteiten veel kosten. Plaats deze gegevens op de verticale as. Plaats op de horizontale as activiteiten of maatregelen die jullie komende jaren nog vaak gaan uitvoeren. Deze data haal je uit de MJOB’s. Maatregelen of activiteiten die grote kostenposten zijn én vaak op de planning voorkomen, zijn logische prioriteiten.
• In matrix 2 plot je op de verticale as activiteiten of gebouwcomponenten waaraan je naar verwachting nog veel geld zult uitgeven. Op de horizontale as plaats je de (verwachte) kostenstijgingen. Zo zie je welke gebouwcomponenten of activiteiten een groter risico vormen voor je toekomstige uitgaven. Ook dit zijn logische prioriteiten om in volgende kansen mee te starten.

De Aedes SPEND-analyse geeft Aedes-leden inzicht in wie, wat en waar inkoopt. De tool neemt gegevens van de crediteurenadministratie onder de loep: gegevens van inkoopvolume, facturen, leveranciers, kostensoorten en kostenplaatsen. Met deze tool krijg je inzicht in de kostenhotspots.

Deze tool geeft Aedes-leden snel inzicht in de balans tussen de opgaven, begroting, uitgaven en middelen van de corporatie in de bestaande voorraad. Met een vragenlijst scan je in hoeverre jouw corporatie ingericht is om te sturen op de opgaven en uitgaven in de bestaande voorraad. De tool identificeert de kansen uit de kansenkaart die voor jouw corporatie relevant zijn. De eerste versie van quickscan wordt nu ontwikkeld. Doe mee met de pilotgroep.

Dit instrument geeft inzicht in belangrijke kosten die jouw corporatie komende jaren gaat maken. Er is een openbare rapportage op sectorniveau, waarbij een aantal verduurzamingsscenario’s wordt uitgewerkt en de kosten en resultaten ervan inzichtelijk worden gemaakt. Het basisscenario hiervan is die van de NPA. Een corporatiespecifieke factsheet heeft Aedes gedeeld met bestuurders.

Met het Aedes-datacentrum maak je analyses op basis van de corporatiegegevens uit de benchmark.