Kans 12: Sturen op marktconformiteit, aanbesteden, contracten en faalkosten

Marktconformiteit betekent dat kostenramingen, begrotingen en offertes aansluiten bij wat in de markt gebruikelijk en redelijk is voor vergelijkbare werkzaamheden en kwaliteitsniveaus. Zonder een expliciete toets bestaat het risico dat kosten ongemerkt oplopen of dat inefficiënties worden geaccepteerd omdat ze binnen het budget passen. Corporaties kunnen hierop sturen door kostenkengetallen structureel te gebruiken in de planvorming. Door plannen te spiegelen aan historische data, benchmarkinformatie en kengetallen per gebouwcomponent te geven, ontstaat een realistischer beeld van wat een ingreep zou móéten kosten. Daarnaast helpt het om plannen niet alleen aan het einde, maar op meerdere momenten te laten toetsen door een kostenexpert. Een dergelijke toets gaat verder dan het beoordelen van een totaalbedrag en richt zich ook op de onderliggende posten, aannames en risico-opslagen. Zo wordt voorkomen dat hogere kosten op de ene post worden gecompenseerd door meevallers elders, zonder dat dit zichtbaar wordt.

Daarmee kun je deze werkwijze ondersteunen. Korte lijnen maken het mogelijk om tussentijds bij te sturen en kostenbewustzijn in de organisatie te vergroten.

Afhankelijk van de strategische keuzes in hoe de corporatie samenwerkt met ketenpartners en/of andere corporaties volgt de keuze hoe het werk verdeeld wordt over de partners (zie ook kans 1 en 9). Dit werk je uit in een besluit over hoe de opdracht over de verschillende deelnemers aan het bouwproces wordt verdeeld en op welke wijze de corporatie en deze partijen samenwerken: de bouworganisatie en contractvorm. Daarna volgt de keuze voor een aanbestedingsvorm en uitwerking in een procedure, uitvraag, voorwaarden en spelregels voor selectie en gunning. Tijdens de gunningsfase selecteert de corporatie de partner voor de uitvoering. Er zijn 3 gunningscriteria: laagste prijs, hoogste kwaliteit en beste prijskwaliteitverhouding. Het past corporaties om te gunnen op beste prijskwaliteitverhouding.

Hoe ben je er zeker van dat je een correcte prijs betaalt en blijft betalen? Zeker in een meerjarige ketensamenwerking creëer je een eigen vendor lockin. Besteed extra aandacht in de aanbesteding aan de geboden transparantie door de aanbieders. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om afspraken te maken over de winst en risicomarges van de aannemer, de Algemene Kosten (AK), en Algemene Bouwplaatst Kosten (ABK) én over de uurlonen. Het merendeel van de kosten komt echter van de facturen van onderaannemers. Hierbij is het mogelijk om af te spreken om de “netto, netto prijs” te betalen. De corporatie betaalt dan aan de aannemer de kosten die door de onderaannemer aan de aannemer zij gefactureerd. Hierbij opent de aannemer de boeken voor de corporatie (open boek, kost+). Zie ook het voorbeeld van de Bouwstroom Renovatie Haaglanden.

Onderzoek laat zien dat goed ingericht contract en leveranciersmanagement kan leiden tot besparingen van 10–20% op de contractwaarde (McKinsey), terwijl slecht contractmanagement juist gemiddeld 9% kost (World Commerce & Contracting). Contractmanagement gaat verder dan het zorgvuldig afsluiten van contracten. Het draait om het actief beheren van afspraken gedurende de looptijd. In de praktijk verdwijnen contracten na ondertekening vaak in de lade, waardoor prestaties niet systematisch worden gevolgd en economische waarde verloren gaat. Effectief contractmanagement begint met heldere doelen en een duidelijke strategie: waarom sluit je contracten, wat wil je ermee bereiken en hoe verhoudt dit zich tot de organisatiedoelen? Dit werk je uit in duidelijke processen en governance, waarin vastligt wie verantwoordelijk is voor contractbeheer, prestatiemonitoring en bijsturing. Een goede administratie en ondersteunende systemen zorgen ervoor dat contracten, looptijden, afspraken en verplichtingen vindbaar en actueel zijn.

Leveranciersmanagement gaat nog een stap verder dan contractmanagement. Leveranciersmanagement richt zich op het ontwikkelen, optimaliseren, uitbreiden en onderhouden van de relaties met de kernleveranciers. Hiermee kun je de maximale waarde uit de relatie met je kernleveranciers halen. 

Tip! Richt je hierbij op een kleine groep kernleveranciers. Een kernleverancier is een leverancier die grote invloed heeft op de kwaliteit van wonen, waarbij innovatie van belang is en waarbij er grote risico’s zijn bij wanprestatie van de leverancier.

Ook factuurdiscipline speelt een belangrijke rol. Door duidelijk vast te leggen hoe facturen moeten worden onderbouwd en door deze actief te controleren, zorg je ervoor dat de corporatie alleen betaalt voor geleverde prestaties. Door facturen systematisch te documenteren, is het makkelijker om analyses te maken van de uitgaven (zie kans 3).

Door garanties te registeren, voorkom je dat de corporatie betaalt voor herstelwerkzaamheden terwijl de garantietermijn nog niet verstreken was.

Faalkosten zijn alle kosten die de corporatie en/of ketenpartner onnodig heeft gemaakt en die geen bijdrage hebben geleverd aan het eindproduct. Faalkosten ontstaan door (vermijdbare) fouten, gebrekkige voorbereiding, inefficiënte processen of onvoldoende borging in uitvoering en beheer. Het gaat bijvoorbeeld om herstelwerk na slecht uitgevoerde werkzaamheden, onnodige inspecties, vertragingen door slechte planning, verkeerd gekozen materialen of het niet verhalen van garanties. Een eerste stap in het beperken van faalkosten is het monitoren van de realisatiecijfers, naast prognoses. Door korte feedbackloops in te bouwen worden afwijkingen vroegtijdig zichtbaar. Daarnaast helpt het om projecten systematisch te evalueren na afronding, met aandacht voor waar faalkosten zijn ontstaan en wat de oorzaken daarvan waren. Door deze lessen vast te leggen en projectoverstijgend te delen, kunnen beleid en werkwijzen worden aangescherpt.

Leidraad aanbesteden ondersteunt corporaties bij het ontwikkelen van beleid en het opzetten en doorlopen van concrete aanbestedingen. Wij adviseren je om de leidraad te gebruiken om het aanbestedingsbeleid van jouw corporatie nog eens tegen het licht te houden. Mis je nog elementen? Kan jouw corporatie zaken verder verbeteren? Professioneel opdrachtgeverschap blijft altijd in ontwikkeling.

Leveranciers dragen bij aan corporatiedoelstellingen als verduurzaming van het woningbestand en verhoging van de huurderstevredenheid. Daarom is het van belang om de leveranciers die de meeste invloed hebben op de prestaties van een corporatie, goed en tijdig te betrekken. Dit kan met goed leveranciersmanagement. De nieuwe Leidraad leveranciersmanagement heeft een praktische insteek. Je vindt er actuele basiskennis, aanbevelingen en voorbeelden uit de praktijk.

Haal met contractmanagement alles uit de overeenkomsten die je afsluit. Want met goed contractmanagement minimaliseer je belangrijke risico’s, reduceer je kosten, verhoog je de kwaliteit van de dienstverlening en werk je beter samen met leveranciers. De Leidraad contractmanagement van Aedes helpt corporaties bij het vormgeven van contractmanagement. Deze leidraad geeft iedereen die verantwoordelijk is voor het managen van contracten, instrumenten in handen om contractmanagement te professionaliseren. Geen lange theoretische beschouwingen, maar concrete formats, tips en praktijkvoorbeelden van corporaties die al flinke stappen hebben gezet.

De Leidraad portefeuillestrategie is een handig document voor woningcorporaties, gericht op het ontwikkelen van een langetermijnvisie voor de vastgoedportefeuille. De leidraad benadrukt de balans tussen maatschappelijke prestaties, risico’s en kosten. Daarnaast biedt de leidraad een raamwerk om ondernemingsdoelstellingen te vertalen naar concrete plannen voor het vastgoedbezit. Betaalbaarheid, beschikbaarheid, kwaliteit en duurzaamheid van woningen zijn hierbij leidende principes.