Roadmap Opdrachtgeverschap & inkoop

Expert
Gaby van der Peijl
Gaby van der Peijl
Adviseur opdrachtgeverschap & inkoop

Door opdrachtgeverschap op organisatieniveau in te richten en inkoop professioneel te organiseren, kunnen corporaties risico’s beheersen, taken efficiënt en effectief uitvoeren en kosten besparen. De Roadmap Opdrachtgeverschap & inkoop is hierbij een handige gids.

Van corporaties en haar stakeholders, wordt gevraagd om op te schalen en te versnellen door maximaal te presteren en investeren. Tegelijkertijd hebben we enerzijds te maken met schaarste in materialen en mensen. Anderzijds zijn er sterk stijgende prijzen door inflatie en gebeurtenissen zoals oorlog en de coronapandemie. Deze factoren leggen grote druk op corporaties én zorgen voor meer risico’s. Denk maar aan vertragingen, hogere kosten en projecten die niet doorgaan. De noodzaak om beschikbare middelen – zoals investeringen, kennis en capaciteit – doelmatig in te zetten, is nog nooit zo groot geweest.

Hulp bij professionalisering

Goede inkopers, contractmanagers en projectleiders hebben inmiddels bewezen dat zij veel kunnen bijdragen aan corporatiedoelstellingen en de maatschappelijke opgave. Inkopen, en alles wat daar bij komt kijken, is een vak. Hiervoor kun je verschillende opleidingen volgen. Een dergelijk traject duurt gemiddeld 3 jaar. Een andere optie is de diverse handleidingen en tools te gebruiken die Aedes beschikbaar stelt. De leidraden, handleidingen en standaarddocumenten helpen om professioneel opdrachtgeverschap en inkoop in te richten. Ze zijn gemaakt voor en door corporaties en zorgen voor versnelling van het vakgebied. Een van de documenten is de Roadmap Opdrachtgeverschap & inkoop.

Wat kun je met de Roadmap Opdrachtgeverschap & inkoop?

Door inkoop, aanbesteden, contract- en leveranciersmanagement professioneel in te richten, kunnen we de beschikbaarheid, betaalbaarheid, duurzaamheid, kwaliteit en leefbaarheid verbeteren. Professioneel opdrachtgeverschap betekent dat je de manier waarop je samenwerkt met opdrachtnemers (marktpartijen) bewust vormgeeft. Die samenwerking moet maximaal bijdragen aan de eigen (maatschappelijke) doelstellingen, de dienstverlening voor huurders en de relatie met stakeholders.

Wanneer jouw corporatie de roadmap volgt, kun je de strategische vraagstukken rondom professioneel opdrachtgeverschap (h)erkennen, je organisatie verder ontwikkelen en inzetten op samenwerking. De roadmap helpt je dat stap voor stap te organiseren.

De stappen van de roadmap

De roadmap voor opdrachtgeverschap geeft je inzicht in de stappen die je kunt nemen en laat zien welke handleidingen en tools daarvoor beschikbaar zijn. De roadmap is met name bedoeld voor corporaties die zich in fase 1 t/m 3 van het inkoopgroeimodel bevinden. Het groeimodel kent 6 fasen. Volg je de roadmap, dan kun je doorontwikkelen naar fase 4-5.  

Een (verbeter)plan begint bij een goede analyse. Dat is dan ook stap 1. Daarna ga je een visie formuleren, de inkooporganisatie inrichten en dit vastleggen in inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het maken van beleid is één, het invoeren en naleven is de volgende uitdaging. Hier speelt cultuurverandering, van individu naar corporatie, al een rol. Hoe verder je komt in de roadmap, hoe makkelijker dat gaat, omdat steeds meer afdelingen bij inkoop betrokken worden. Zij gaan de waarde van goed inkopen daardoor steeds beter inzien. Als de basis van inkoop goed staat, is het eenvoudiger om, eventueel centraal, inkoopprojecten op de juiste manier uit te voeren.

Een goed inkoopproject wordt afgesloten met een overeenkomst. De volgende fase van de roadmap is dan ook het inrichten van contractbeheer- en management. Immers, als je corporatie niet stuurt op wat er is afgesproken in een overeenkomst, kun je net zo goed stoppen met afspraken maken. Je stuurt op prestaties en goed gekozen KPI’s.

Een groot deel van de opdrachten wordt uitgevoerd door marktpartijen. Daarom investeer je in de relatie met leveranciers. Na het inrichten van contractmanagement volgt dus leveranciersmanagement. Inkopen is geen zelfstandige functie; het is een organisatievraagstuk. Hoe beter de interne samenwerking verloopt, hoe makkelijker we als corporaties onze gezamenlijke opdracht kunnen invullen met externe stakeholders zoals gemeenten, huurders, leveranciers en andere corporaties.

Aan het eind van de Roadmap Opdrachtgeverschap & inkoop heb je daadwerkelijk waarde toegevoegd. Waarde waarin beschikbaarheid, betaalbaarheid, duurzaamheid, kwaliteit en leefbaarheid voor de huurders centraal staat.

Kijk ook eens bij