‘DICO staat voor Digital Communication en is een standaard die oorspronkelijk uit de bouwsector komt. Daarmee kan digitale informatie eenvoudig worden uitgewisseld met leveranciers’, vertelt Albert van Heugten. Hij is Manager Informatievoorziening en Automatisering bij Wonen Zuid, namens Aedes voorzitter van de DICO-beheercommissie en lid van de Strategische Adviesraad bij Stichting Ketenstandaard.
‘Samen met ERP-leveranciers en een aantal corporaties hebben we hard gewerkt om DICO te kunnen toepassen in de corporatiesector. Automatisering en verregaande digitalisering helpen om onze middelen optimaler in te zetten voor de volkshuisvestelijke doelen. Hard nodig, want onze sector heeft immers een grote opgave rond verduurzaming en woningbouw.’ Al 128 corporaties (45%) maken gebruik van de DICO-standaard.
Automatisch berichten uitwisselen
Binnen de sector is de afgelopen tijd hard gewerkt aan het automatiseren van 3 onderhoudsberichten: de opdrachtverstrekking, statusuitwisseling en facturatie. De corporatie verstrekt een werkopdracht aan de aannemer of installateur. Na acceptatie start de uitvoering en zodra deze gereed is volgt een statusmelding. Het systeem aan de corporatiekant geeft – op basis van controleregels – akkoord voor facturatie, het onderhoudsbedrijf stuurt de factuur, vervolgens checkt het systeem of die conform opdracht is en accordeert die voor betaling. Er is nog een vierde automatisch bericht, het planningsbericht. De meeste corporaties gebruiken dat nog niet, maar het is wel handig: de datum voor een reparatie kan daarmee direct in de agenda van de uitvoerder worden geplaatst.
Lees verder onder de quote.
Er ligt een mega-potentieel aan besparingen in tijd en geld
Grote besparing
‘Er ligt een mega-potentieel aan besparingen in tijd en geld’, zegt Albert. ‘Dat helpt niet alleen om middelen beter in te zetten, maar het is simpelweg ook noodzaak in een schaarse arbeidsmarkt. Bovendien verbetert door verregaande digitalisering de kwaliteit van de dienstverlening aan de huurder en de samenwerking met aannemers.’
‘Op verschillende afdelingen binnen zijn eigen corporatie zijn behoorlijke besparingen bewerkstelligd’, rekent Albert voor. ‘Wonen Zuid en haar onderhoudspartner besparen ongeveer € 20 per onderhoudsopdracht. Er worden zo’n 16.000 opdrachten per jaar verstrekt. Het maakt de business case hoe dan ook aantrekkelijk, want de kosten voor de implementatie heb je er met 1 tot 2 jaar uit.’
‘In de corporatiesector versturen we gezamenlijk ongeveer 2,9 miljoen onderhoudsopdrachten en ontvangen daarvoor evenzoveel facturen per jaar. Met deze besparing komt er heel wat extra geld beschikbaar voor de grote opgaven in de sector. Reken maar uit: 2,9 miljoen x € 20 geeft een besparing van 58 miljoen. Natuurlijk heb je aanvankelijk wel met forse implementatiekosten te maken.’
Na implementatie scheelt het ook kostbare fte’s. Mooi meegenomen in de huidige krappe arbeidsmarkt. De huurder gaat bovendien ook merken dat de communicatie soepel loopt. ‘Een reparatieverzoek kan al binnen 5 minuten bij het onderhoudsbedrijf liggen. Dat is bijvoorbeeld bij een kapotte verwarming in de winter heel prettig. Het onderhoudsbedrijf is daarnaast minder tijd kwijt aan administratie en krijgt facturen sneller betaald.’
Hulp bij implementatie
Albert weet dat een implementatie van DICO ‘geen peulenschilletje’ is. Wat is ervoor nodig om te kunnen starten met het invoeren van de DICO-standaard? Albert: ‘Het belangrijkste is dat je de analoge, actuele processen goed op orde hebt. Daarnaast kun je niet implementeren zonder de ketenpartners: je IT-partner moet erin meegaan en er de juiste systemen voor in huis hebben. Het mooie is dat alle leveranciers van ERP-systemen voor corporaties de standaard geïmplementeerd hebben in hun pakketten. Maar je moet ook uitzoeken of de onderhoudsbedrijven en aannemers met wie je werkt, met hun processen en IT-partner aansluiten op DICO.’
Wil je met DICO of andere standaarden aan de slag, dan kun je altijd terecht bij Stichting Ketenstandaard voor tips en praktische hulp. ‘Wij zijn heel gemotiveerd om corporaties te helpen om verder te automatiseren’, benadrukt Albert. ‘Zo zorgen we er met elkaar voor dat we kunnen focussen op de andere grote opgaven die we met elkaar hebben.’
DICO is een berichtenstandaard die door Stichting Ketenstandaard Bouw en Techniek wordt beheerd. Op de website vind je een overzicht van leveranciers van informatiesystemen voor corporaties en aannemers. Alle leveranciers van ERP-systemen aan corporaties hebben DICO geïmplementeerd. De stichting beheert nog diverse andere standaarden voor de bouwsector.
Sinds afgelopen voorjaar kent Aedes de afdeling Datastandaarden, die standaarden als DICO voor de corporatiesector optimaliseert, op elkaar afstemt en het gebruik ervan stimuleert.
